5分でわかる履歴書と職務経歴書の正しい違いと重要ポイント

履歴書 職務経歴書

転職活動を始めようとして、「履歴書・職務経歴書って、どう書けばいいの?」と悩んでいませんか?

書く内容が分からず、誤った履歴書・職務経歴書を出してしまった事で、「採用担当者に読んでもらえず、書類選考で落ちてしまった…」と失敗される人をたびたび見かけます。

履歴書と職務経歴書の書く内容は、全く違います。「なぜならそれぞれの書類の目的が違うから」と、私が頻繁にやりとりする採用担当者は言います。

このページでは、転職コンサルタントとして多くの転職者を成功に導いてきた知見と経験をもとに、以下のことをご紹介します。

  1. 履歴書と職務経歴書:「目的」の違い
  2. 履歴書と職務経歴書:「内容」の違い
  3. 履歴書と職務経歴書:「書く分量」の違い
  4. 履歴書と職務経歴書:「書き方」の違い

全て読めば、あなたの履歴書・職務経歴書はグッと良くなり、転職成功への道が開けるでしょう。

1. 履歴書と職務経歴書:「目的」の違い

履歴書と職務経歴書では、まず書類を書く目的が違いますそれぞれの書類の目的は以下の通りです。

 履歴書の目的  職務経歴書の目的
 内定後に保管するもの  書類選考で使うもの

履歴書の目的:内定後に保管するもの

採用担当者「履歴書は書類選考に使いません。内定後に、人事情報として保管するためのものです。」

意外に思われる応募者も多いかもしれませんが、履歴書は書類選考には使われません。履歴書は本人確認の書類・人事情報として、内定した後に保管するために使われます。

しかし、「書類選考に使われないのなら、手を抜いてもいいか」と思うのは禁物です。なぜなら、顔写真や職歴などで、応募者の第一印象は決まるからです。

ぜひ、丁寧でスキの無い履歴書を書くように心掛けてくださいね。

職務経歴書の目的:書類選考で使うもの

採用担当者「転職活動の書類選考は、職務経歴書で判断します。」

私がお会いする多くの採用担当者は、「書類選考は職務経歴書を見て判断する」と言います。皆さんが志望企業の書類選考を通過して面接に臨めるかどうかは、「採用担当者にPRできる」職務経歴書を書けるかどうかにかかっているのです。

職務経歴書に書く内容は「職務要約」「経歴」「志望動機」「自己PR」と多岐に渡ります。自分はどんな仕事をやりたいのか、どんな強みを活かす事ができるのか、しっかり考えて書くようにしましょう。

自分のやりたい仕事や活かしたい強みが言語化できていない方は、自己分析から自分の強みを整理して下さい。本質的に自己分析を行い、過去の自身のキャリアから自己PRする強みを探す場合は、プロ直伝!転職成功に導く自己分析4ステップ【シート付】を参考にして下さいね。

ある程度簡単に、自分の強みを「客観的」かつ「職務経歴書で使えるもの」として知りたい場合は、グッドポイント診断がおすすめです。「グッドポイント診断」で自己分析・職務経歴書の質を上げる6ステップを参考にして下さい。

2. 履歴書と職務経歴書:「内容」の違い

履歴書、職務経歴書に実際に書く内容として、目的を理解し、それに沿う内容にすることが重要です。

 履歴書の内容  職務経歴書の内容
人事情報として保管する内容を書く 書類選考に合格できる内容を書く

履歴書:人事情報として保管する内容を書く

採用担当者「人事情報として保管するために必要な内容を提出してください。」

1章でお伝えした通り、職務経歴書の目的は「人事情報の保管」ですので、決まった内容を正確に伝える事が大切になります。

下記に、一般的な履歴書に書く内容をピックアップしました。職務経歴書では自由に項目を追加する事が可能ですが、履歴書は「決まった内容」を書く事が求められます。市販の履歴書で結構ですので、フォーマットに沿って正確に書いてください。

履歴書に書く内容

  • 名前・生年月日・現住所・連絡先
  • 学歴・職歴
  • 免許・資格
  • 志望動機・趣味特技など
  • 通勤時間・扶養家族数・配偶者など
  • 本人希望記入欄

職務経歴書:書類選考に合格できる内容を書く

採用担当者「職務経歴書では、皆さんのやる気や強みを最大限PRしてください。」

1章でお伝えした通り、職務経歴書の目的は「書類選考の選抜」ですので、応募者のやる気や強みを最大限PRする事が求められます。

下記に、一般的な職務経歴書に書く内容をピックアップしました。職務経歴書は決まった形式がありませんので、下記内容に留まらず「自身のやる気や強みをPRできる項目」があれば自由に追加してOKですよ。

職務経歴書に書く内容

  • タイトル(職務経歴書)・年月日・名前
  • 職務要約
  • 職務経歴
  • 活かせる経験・知識・能力
  • 自己PR
  • 志望動機

ポイント!職務経歴書に志望動機を書く3つの理由

「履歴書には志望動機を書く欄がありますが、職務経歴書にも志望動機を書く必要があるのでしょうか?」

多くの応募者の皆さんは、履歴書に志望動機を書くので職務経歴書には書かなくてOKと考えてられますが、これは大きな間違いです。職務経歴書に志望動機が必要な理由を3点ご説明します。

理由1. 職務経歴書で書類選考が行われるため

1章でもお伝えしていますが、私がお会いする多くの採用担当者は上記のように発言します。皆さんの熱意を企業に伝える志望動機は、ぜひ職務経歴書にも書きましょう。

理由2. 転職コンサルタントに、有利な推薦文を書いてもらうため

多くの採用担当者と同様に、多くの転職コンサルタントも「一人ひとりの転職者にじっくり時間をかける事が難しい」事を知っておきましょう。

転職コンサルタントが推薦文を書く際に参考にするのが、あなたの職務経歴書です。志望動機をしっかPRする事で有利な推薦文を書く事ができ、推薦通過率がグッと高まりますよ。

理由3. 転職面接をスムーズに進めるため

志望動機の必要性は、書類選考だけに留まりません。転職面接の場面でも重要です。

上記の通り、採用担当者は慌ただしい業務の中で、職務経歴書にザッと目を通し、面接に臨みます。面接場面で必ず聞かれる志望動機ですが、面接で聞いて欲しい点を職務経歴書に盛り込む事で、面接を有利に進める事ができるのです。

職務履歴書に書く志望動機をより良くしたいと考えている方は、ぜひ「事例でわかる職務経歴書で完璧な志望動機を考える3ステップを参考にしてください。

3. 履歴書と職務経歴書:「書く分量」の違い

書く分量に関してですが、「履歴書はJIS規格のものに従って、職務経歴書は2枚で書きましょう」とお伝えしています。以下に、それぞれの書類についてお伝えします。

 履歴書の書く分量  職務経歴書の書く分量
JIS規格のものに従う 必ず「2枚」で書く

履歴書:JIS規格のものを使うと良い

履歴書には、市販のもの以外に、インターネットからダウンロードする事も可能です。形式も様々で、転職者向けや自由記入スペースの広いもの、自己紹介書付き履歴書がありますね。特に形式は決められていませんが、悩むようであれば、私は「JIS規格のものを」と伝えています。

履歴書は「人事情報を保管するため」の書類ですので、選んだ書式によって選考が左右される事は一切ありません。ベーシックで無難なものとして、JIS規格の履歴書を選ぶと良いでしょう。

JIS規格履歴書

参照:ハローワーク

職務経歴書:必ず「2枚」で書くべき3つの理由

職務経歴書「1枚」「3枚」はNG

「1枚」がNG理由:PRが十分に出来ない

採用担当者「1枚では、志望動機・自己PRが十分に伝わってこない

1章でお伝えした通り、多くの採用担当者は「書類選考は職務経歴書を見て判断する」と言います。皆さんが志望企業の書類選考を通過して面接に臨めるかどうかは、「採用担当者にPRできる」職務経歴書を書けるかどうかにかかっているのです。

職務経歴書に書く内容は「職務要約」「経歴」「志望動機」「自己PR」と多岐に渡るため、1枚に絞ろうとすると、最もPRしたい「志望動機」や「自己PR」を十分に書く事ができず、書類選考で落ちてしまう残念な結果になってしまいます。

「3枚」がNGな理由①:分量が多くて読み辛い

採用担当者「3枚だと、応募者が言いたい事が伝わってこない

採用担当者は多くの職務経歴書を短い時間で読み、面接に呼び込む応募者を選ばなければなりません。長すぎる職務経歴書は、どうしても採用担当者から嫌われる傾向にあります。

「伝えたい事をコンパクトにまとめる」事もビジネススキルの一つです。PRしたい事が多くあったとしても、2枚にまとめるようにしましょう。

「3枚」がNGな理由②:書類の印刷・保管が面倒

採用担当者「3枚だと、2in1で印刷する時に保管が面倒になる

多くの企業では「ペーパーレス化」が進んでおり、社内文書の印刷を2in1で行う事が常識となっています。

職務経歴書の印刷も同様です。履歴書は人事保管用に実物サイズで残す事が多いですが、職務経歴書は書類選考に使われるため、2in1で1枚に収まるよう、2枚で書く事を心掛ける事をお薦めします。

職務履歴書を書く分量とコツをもっと知りたいと考えている方は、ぜひ「職務経歴書で最適な枚数とは?正しい理由と4つのポイント」を参考にしてください。

4. 履歴書と職務経歴書:「書き方」の違い

履歴書と職務経歴書に関する書き方ですが、履歴書はPCでも手書きでもOK、職務経歴書は必ずPCで書きましょう。以下に、それぞれの理由についてお伝えします。

 履歴書の書き方  職務経歴書の書き方
PCでも手書きでもOK 必ずPCで書く

「履歴書は手書きでもPCでもOK」な理由

採用担当者「履歴書は内定後に保管するものなので、体裁は問わない」

履歴書は「私文書」であり、入社後に人事情報として保管するための書類です。「熱意が伝わるので手書きが好ましい」というWeb記事を見かけますが、採用担当者が書類選考で判断しているのは職務経歴書。「手書きでもPCでもOK」というのが採用担当者のホンネのようです。

「職務経歴書は必ずPCで書く」理由

採用担当者「Web上で見るため、職務経歴書はPCで書いて欲しい」

職務経歴書は「ビジネス文書」であり、転職コンサルタントや採用担当者・現場面接者が見て書類選考に使う書類になります。

3者間の共有はメールやWebを通じて行われます。もし手書きの職務履歴書が送られてくると、採用担当者は書類をPDF化して共有しなければいけません。短い時間で見やすいように、また文書をWeb上で保管しやすいように、採用担当者はPCで書いた職務経歴書を好みます。

手書きかPCか、正しい判断基準とコツをもっと知りたいと考えている方は、ぜひ「職務経歴書は手書きかPCか?正しい判断基準と書き方のコツ」を参考にしてください。

さいごに

履歴書と職務経歴書の違いについて、ポイントやノウハウをご紹介してきましたが、いかがでしたか?

何度もお伝えしますが、2つの書類は書く目的が違います。履歴書は「人事情報の保管」が目的で、職務経歴書は「書類選考で使うもの」です。ぜひ、それぞれの目的を意識しながら、採用担当者に伝わる履歴書と職務経歴書を作成してくださいね!

また、上記以外についても職務経歴書や履歴書でお困りの方は、転職エージェントに聞くのが手っ取り早くおすすめです。その際は無料で上手く転職エージェントを利用しながら簡単に職務経歴書を作成する方法をまとめた『職務経歴書の添削に強いおすすめ転職エージェントと活用法』をご参考ください。

※転職エージェントを利用する際の注意点

転職エージェントは完全無料で使えますが、あなたが内定・転職すると企業側から多額の報酬(提示年収の30%前後)を受け取っていますので、言葉巧みに転職へ誘導してきます。

彼らの営業トークにのせられて焦って転職先を決めてしまうことだけは避けてください。

リクルートエージェント』のような大手エージェントは本気で転職を検討していればおすすめですが、担当のノルマも厳しいため注意しないと営業トークにのせられます。

転職検討段階やまだまだ悩んでいるという方は、商売っ気が少なく親身に相談にのってくれる『DODA』や『パソナキャリア』、20代であれば『マイナビ』のような中堅エージェントがおすすめです。

転職活動中はとなりの芝は青く見えるものですから、注意しながら次の可能性を探して下さい。

あなたが最高の転職をできることを陰ながら祈っております。