退職願・退職届は手書き必須?パソコンでもいい?テンプレ付きで正しい書き方を解説

  • 退職願・退職届は手書きじゃないとダメ?
  • 書き方の手順や見本が知りたい

と悩んでいるでしょう。

退職願・退職届は、あなたの退職を意思表示するための重要な書類です。

法律上は、手書きでもパソコンで作成しても問題ありませんが、会社から指定された場合はそれに従いましょう。

また、退職願・退職届には守らなければいけない書き方のルールが複数あるため、事前に確認しておく必要があります。

本記事では、元人事担当者の視点で「退職願・退職届を書くための全知識」を解説します。

  1. 法律上、退職願・退職届に手書き・パソコンの決まりはない
  2. 【手書き】退職願・退職届の書き方の見本とポイント
  3. 【パソコン用テンプレート】退職願・退職届の書き方の見本10選
  4. 図解でわかる!退職願・退職届の折り方と封筒への正しい書き方
  5. 【Q&A】退職願・退職届に関する質問

すべてを読めば、不備がなく、円満に退職ができる退職願・退職届を書けるようになります。

1.法律上、退職願・退職届に手書き・パソコンの決まりはない

法律上は、退職願・退職届に手書きかパソコンかの決まりはないため、どちらで作成しても問題ありません。

パソコンが普及する前までは手書きが主流だったため、「退職願は手書きで書きましょう」というアドバイスが多くみられました。

しかし近年では、データ上での書類のやり取りが増えてきているため、パソコンで作成した退職願・退職届でもビジネスマナーにおいて何ら問題ありません。

そもそも退職願・退職届は、法律上では提出義務がなく、あくまで退職の意思を書類で伝えて、その後のトラブルを防ぐことを目的とされています。

事前に会社へ確認を取っておくのが確実

法律上では、退職願は手書きでもパソコンで書いても問題ありませんが、事前に会社へ確認を取っておくのが確実です。

「手書きでないと受け取らない」という会社もゼロではありません。

そのため退職願を書く前に、人事担当者に「退職願は手書きかパソコンかどちらが良いか」と確認を取っておきましょう。

ここでは、退職願・退職届についてさらに詳しく解説していきます。

1-1.「退職願」「退職届」「辞表」の違い

退職願退職の了承を得るために会社に願い出る書類。
人事責任者が合意するまでは撤回・修正が可能。
退職届退職の了承を待たずに、従業員側から一方的に雇用契約の解約を届け出る書類。
一度提出してしまうと、撤回も修正もできない。
辞表役職者や公務員が、務めている役職を辞めることを届け出るための書類。
※辞表提出後に一般社員として勤務を続ける場合もあります

「退職願」と「退職届」の大きな違いは、会社の了承を得ているか、得ていないかです。

退職願は、内容や退職日を会社と相談でき、人事責任者が合意するまでは撤回・修正ができます。

そのため、退職日をいつにするかにそこまでこだわりがない人や引き継ぎ期間を考慮して退職日を決めたい人は退職願を提出するのが無難です。

退職届は、提出してしまうと撤回・修正ができないため、「会社の交渉に応じるつもりがない」「退職日をずらせない」場合は、退職届を提出しても問題ありません。

「辞表」は、務めていた役職を辞めることを届け出るための書類で、提出後に一般社員として会社に勤務し続ける場合があります。

1-2.退職願・退職届を提出するタイミング

退職願・退職届を提出するタイミング

「退職の切り出し時に退職届を用意する」というアドバイスをしているサイトは多いですが、円満に退職したい場合は「退職交渉が終わってから準備し、提出すること」をおすすめします。

理由は以下2点です

  • 退職届は一度提出してしまうと撤回も修正もできないから
  • 会社との関係性が悪化する可能性があるから(いきなり退職届を出すのは無礼だと捉える人もいる)

そのため、退職交渉が終わり次第、上司に相談してから作成・提出しましょう。

補足:会社の規則も併せて確認

退職届・退職願を書く前に、会社の就業規則も併せて確認しておきましょう。

「退職希望日の〇ヵ月前までに、退職願を直属の上司に提出する」などと書かれていることがあるからです。

実は、民法第627条では「2週間前までに労働者側から退職を申し出れば成立することになっている」ため、法律上は退職日の2週間前までに退職届を提出すれば問題ありません。

ですが、退社までの工程をスムーズに進めるためには、就業規則に従って提出するのが無難でしょう。

退職願・退職届の提出時期は、『退職願・退職届の提出時期とは?|有給・賞与を勝ち取るための全知識』で解説しているので、参考にしてください。

1-3.退職願と退職届の利用シーンの違い

退職願と退職届のどちらを出すかは、退職交渉の結果次第で変わります。

フロー

交渉が難航した場合は「退職届」、退職に合意してもらった場合は、会社からの指示や就業規則に乗っ取り「退職願」「退職届」いずれかを提出しましょう。

なお、会社が指示してくれない場合、基本的には退職願を提出します。

退職の切り出し方のポイントは『退職の切り出し方で失敗しないための全ポイント』で解説しているので、参考にしてください。

ここまで、退職願・退職届の基本知識について紹介しました。

次章では、手書きの退職願・退職届の書き方の見本とポイントを紹介していきます。

2.【手書き】退職願・退職届の書き方の見本とポイント

ここでは、退職願・退職届を手書きで書く場合の、見本とポイントを紹介していきます。

2-1.「用紙」「ペン」「封筒」の3つを用意

退職願・退職届を作成するために必要な道具は以下3つです。

  • ①「用紙」はA4/B5で無地の白いもの
  • ②「封筒」は用紙のサイズに合わせた無地の白いもの
  • ③「ペン」は黒のボールペンか万年筆

①「用紙」はA4/B5で無地の白いもの

会社から指定がない場合はA4かB5のものを選びましょう。

迷った場合は、B5用紙をおすすめします。なぜなら、折り畳んだときにコンパクトになり、受け取り側がポケットにしまいやすいからです。

また、コピー紙や白紙便箋などの白い無地の用紙が好ましいでしょう。

退職願・退職届の用紙の選び方のコツは『3分でわかる!失敗しない退職届・退職願の用紙選びの全知識』でより詳しく解説しているので参考にしてください。

②「封筒」は用紙のサイズに合わせた無地の白いもの

「封筒」は用紙のサイズに合わせた無地のものを選びましょう。

封筒のサイズ

  • B5を使う場合は「長形4号」
  • A4を使う場合は「長形3号」

また、茶色封筒=事務的な書類(領収書)を入れると考えられているため、封筒は白いものにしましょう。

郵便番号がついている封筒も、退職届を入れるには適さないため、無地のものを選びましょう。

封筒の選び方に関しては、『退職届・退職願の封筒の全知識|丁寧な図解で楽々わかる!』にて、一歩踏み込んで解説しています

封筒の選び方だけでなく、封筒への入れ方や封筒への書き方まで退職願の封筒に関するポイントはすべて押さえられます。

③「ペン」は黒のボールペンか万年筆

ペンは、黒のボールペンか万年筆を使いましょう。油性でも水性でも構いません。

なお、消えるボールペンは使ってはいけません。

封筒の中で字が消えてしまったり、受け取り側に都合の悪い箇所を修正されたりする恐れがあるからです。

退職願・退職届には修正ペンは使わない

重要なビジネス文書なので、退職届には修正ペンは使わないようにしましょう。

基本的に、文字を間違ってしまったら、新しい用紙に書き直すのが無難です。

もし、会社から指定の用紙を受け取っていて、替えがない場合は2重線を引き訂正印を押印しましょう。

2-2.退職願・退職届の見本

退職願・退職届の見本をまとめました。

①退職願の見本

退職願の見本

②退職届の見本

退職届の見本

2-3.退職願・退職届の3ポイント

退職願・退職届を書くときに、意識しておきたいポイントは下記3点です。

  • 「私事」と書き始める
  • 本来の退職理由が何であれ、「一身上の都合で」と書く
  • 退職願・退職届は会社の代表宛てにし、名前に「様」をつける

社内向けなので「殿」でも問題はありませんが、「殿」は目下の人に使う言葉という認識を持っている方も多いです。

そのため、とくに指示がない場合は「様」の方が無難でしょう。

3.【パソコン用テンプレート】退職願・退職届の書き方の見本10選

ここでは、退職願・退職届のテンプレートを紹介します。

退職願
退職届

①退職願|縦書きのテンプレート

退職願の縦書きでは、「Word」「PDF」2つのテンプレートを用意しました。

書き方については、以下の記入例(PDF)を参考にしてください。(※印刷可能です)

»【記入例】退職願の縦書き(PDF)
※クリックすると別タブでPDFが開きます

②退職願|横書きのテンプレート

退職願の横書きでは、「Word」「PDF」「Pages」3つのテンプレートを用意しました。

書き方については、以下の記入例(PDF)を参考にしてください。(※印刷可能です)

»【記入例】退職願の横書き(PDF)
※クリックすると別タブでPDFが開きます

③退職届|縦書きのテンプレート

退職届の縦書きでは、「Word」「PDF」2つのテンプレートを用意しました。

書き方については、以下の記入例(PDF)を参考にしてください。(※印刷可能です)

»【記入例】退職届の縦書き(PDF)
※クリックすると別タブでPDFが開きます

④退職届|横書きのテンプレート

退職届の横書きでは、「Word」「PDF」「Pages」3つのテンプレートを用意しました。

書き方については、以下の記入例(PDF)を参考にしてください。(※印刷可能です)

»【記入例】退職届の横書き(PDF)
※クリックすると別タブでPDFが開きます

パソコン作成でも最後の署名は手書き

退職願・退職届パソコンで作成する場合でも、最後の署名は必ず手書きで書きましょう。

なぜなら、署名を手書きにする事で、筆跡からあなたが書いた文書であるという証明ができるからです。

退職願 手書き

本記事で紹介しているテンプレートも、署名部分は空白にしているので、そこは手書きで署名しましょう。

ここまで、手書きとパソコンの退職願・退職届の書き方の見本を紹介しました。

次章では、その退職願・退職届の折り方と封筒への正しい書き方を紹介していきます。

4.図解でわかる!退職願・退職届の折り方と封筒への正しい書き方

退職願・退職届の折り方と封筒への正しい書き方です。

それぞれを詳しく紹介していきます。

4-1.退職願・退職届は3つ折

退職願や退職届は基本的に3つ折・もしくは4つ折です。

迷った場合は、読み手に取って読みやすいサイズになるため、3つ折の方がおすすめです。

4-2.退職願・退職届を3つ折に折る4手順

退職願・退職届を3つ折に折る4手順は以下です。

  • ①汚れていない机の上にまっすぐ用紙を置く
  • ②用紙の下3分の1を上へ折り返す
  • ③上3分の1を折り返す
  • ④右上の書き出しが裏側の右上にくるように入れる

①汚れていない机の上にまっすぐ用紙を置く

※ここでは、向きがわかるよう、目印に右上にマークを付けています。

退職願 令和

②用紙の下3分の1を上へ折り返す

定規で測りながら、ぴったり3分の1で折れるようにしましょう。

折るときも、定規を当てることでまっすぐに折れます。

退職願 折り方1 令和

下から折る理由は、読み手が封を開けたときに読み出しである右上の部分が、最初に目に入るためです。

※上記イラストでは裏面に陰を付けてあります。

③上3分の1を折り返す

下3分の1を覆い被せるイメージです。

退職願 折り方2 令和

④右上の書き出しが裏側の右上にくるように入れる

封筒に入れるときは、しわになりやすいため、丁寧に折りましょう。

退職願 折り方3 令和

マナー通りに折っていただくためには、『退職願・退職届の折り方|丁寧な図解付きで誰でもできる!』を参考にしてください。

この記事を読めば、丁寧な図解で間違えず退職願や退職届を折れます。

4-3.封筒への正しい書き方

封筒には、黒のボールペンか万年筆を使い、表面中央に「退職届」もしくは「退職願」裏面左下に部署名とご自身の名前を記載しましょう。

下図が、退職願の場合の記入例です。

封筒②

また、サインペンや筆ペンを使う事は避けましょう

なぜなら、サインペンや筆ペンを使うと「退職願」の文字が目立ちすぎてしまうためです。

また、ペンの跡が付いてしまうのを防ぐために、必ず退職願・退職届を封筒へ入れる前に、封筒の表面・裏面に記載しましょう。

円満退職を希望するなら手渡しが基本

円満退職を望むなら、退職願・退職届は手渡しにしましょう。

郵送で送ってしまうと、相手にマイナスな印象を持たれかねないからです。

ただ、以下のケースの場合は郵送で送っても大丈夫です。

  • 円満退職する気がない
  • 会社から郵送するよう指示があった
  • 何らかの理由でオフィスが閉鎖されている

郵送で退職願・退職届を送るときのマナーについては『テンプレ付きで確実退職!退職届・退職願の郵送の全知識』で解説しているので、参考にしてください。

5.【Q&A】退職願・退職届に関する質問

退職願・退職届に関する質問は以下7点です。

それぞれを詳しく紹介していきます。

5-1.一度提出した退職届を撤回できますか?

原則、退職届は撤回できません。

退職届は、上司が受理した時点で、契約解除の効力が発生するからです。

もし撤回できたとしても、「希望に沿わない部署へ配属」「子会社への異動」などの可能性があるため、一度提出した後の撤回はできる限り避けましょう。

退職願は、提出後でも人事責任者の承認が下る前であれば、撤回できる場合があります。

5-2.直属の上司が退職届を受け取ってくれない場合はどうすべきですか?

実は、退職届が受理されなくても退職することは可能です。

民法第627条では、「退職日の2週間前までに労働者側から雇用契約の解約(退職)を申し出れば成立する」と定められています。

もし上司が退職届を受け取ってくれなかった場合は、以下の手段があります。

退職届が受理されないときの手段

  • 上司のさらに上司に相談する
  • 内容証明郵便を会社に送る
  • 労働基準監督署に相談する

5-3.会社都合の退職では、退職届を出す必要がありますか?

退職理由が会社都合でも、退職届を提出するように就業規則に定めているケースは多くあります。

会社都合で退職する際の注意点は、「一身上の都合」ではなく、「事業所閉鎖のため」「事業部門縮小のため」など具体的な退職理由を書くことです。

もし、「一身上の都合」と書くと、自己都合退職として処理され、失業保険の金額や期間が変わる場合があるからです。

なお、会社都合の退職では、退職願の提出は必要ありません。

関連記事:自己都合退職で失業保険受給をするための全知識

5-4.退職日の変更はできますか?

会社側と契約を交わしているため、原則、退職日の変更は難しいです。

ただ、会社によっては対応してもらえるケースもあるので、どうしても退職日をずらしたい場合は、一度相談してみましょう。

5-5.退職届を提出したら、同僚に伝えてもいいですか?

個人の判断で、退職を公表するのは極力控えましょう。

会社員の退職は、社内統制や業務に影響するため、会社と決めたタイミングで伝えるのが賢明です。

5-6.パート・アルバイトの場合、退職願・退職届はどうかけばいいですか?

一般的に、パート・アルバイトを辞めるときは、退職願・退職届の提出は不要です。

ただ、提出を求める職場もあるため、その場合は提出しましょう。

なお、パート・アルバイトでも、退職願・退職届の書き方は通常と変わりません。

5-7.看護師の場合、退職願・退職届はどうかけばいいですか?

看護師でも、退職願・退職届の書き方は通常と変わりません。

»2.【手書き】退職願・退職届の書き方の見本とポイント

さいごに

退職願・退職届は、手書きでもパソコンでも大丈夫ですが、事前に会社へ確認を取っておくのが確実です。

また、ビジネスマナーを最後までしっかり守り、退職日まで会社に誠意を見せる事で本当の意味での円満退職が実現するでしょう。

会社を円満に退職する手順は『図解でわかる!仕事を辞めるときに後悔しないための全知識』で解説しています。

読んでいただくことで、後悔なく円満に仕事を辞め、新たな一歩を踏み出せるでしょう。

あなたの退職後の人生がより明るいものであることを願っています。