「退職は郵送で送っても良いのか」「送る時のマナーはどんなものか」など、退職届・退職願（以下、退職届）を郵送で送る事って悩みどころですよね。
本ページでは実際に退職届を郵送で送り、退職を実現させた筆者が自身の経験を元に、退職届を郵送で送る際に知っておくべき全ての知識を下記の流れでご紹介いたします。
本ページを参考にして頂く事で、退職届を郵送で送っても相手にマイナスの印象を与えずに退職できる可能性が大幅に向上します。
逆に、間違った方法で送ってしまうと、受理をしてもらえない可能性すら出てきてしまいます。
1. 退職届を郵送で送ってもいい2つのケース
退職届は手渡しが基本です。
しかしながら、下記の2つのケースは退職届を郵送にしてもかまいません。
1-1. あなたが円満退職をする気が無い場合
まず、円満退職をするつもりが無いのであれば、郵送でもかまいません。
会社側が退職を受け入れてくれない場合や、有給休暇を取得させてもらえ無い事から、あなたが一方的に退職届を送りつける場合も該当します。
内容証明で退職届を提出する事で、退職や有給取得は決定的なものにできます。
しかし、退職届を郵送後も無断欠勤はしてはいけません。
なぜなら、無断欠勤を理由に懲戒などの処分を受けるおそれがあるからです。
郵送後も、退職日まではしっかり働きましょう。
1-2. 会社から郵送するよう指示があった場合
例えば、以下のような場合、会社から郵送で送るよう指示が出ると想定できます。
- 入院により会社に退職届を持参する事が物理的に厳しい場合
- メンタルヘルスによる退職で、会社への出社が著しく困難な場合
- 退職届のためにわざわざ出社してもらう必要が無いと会社が判断した場合
以上3点が想定されますが、どんな経緯での退職であっても、退職届を送る際は本ページのポイントを守って下さい。
なぜなら、間違った送り方をする事で、会社側が受け取りを拒否したり、受理してくれない恐れがあるためです。
2. 退職届を郵送する時の4つのマナー
退職届を郵送する時は、次の3つのマナーを守りましょう。
2-1. 事前に退職届を送る旨を伝えること
退職届を送る旨を事前に上司、もしくは人事に電話やメールで知らせておきます。
ただし、後ほど詳しくご説明しますが、円満退職を目指さず、一方的に退職届を送る場合は事前の連絡はしてはいけません。
2-2. 適切な封筒を用意すること
退職届を郵送する場合は、退職届を入れる封筒が入る封筒をもう一つ用意し、そちらに宛先等を記載する必要があります。
「丁寧な図解で楽々わかる！退職届・退職願の封筒の全知識」に私が過去に退職届の封筒にフォーカスして解説しておりますので封筒のサイズや、宛先の書き方等参考にして下さい。
2-3. 添え状を用意し、同封すること
封筒に退職届のみ入れて送ることは、相手に常識が無いといった印象を与えかねません。
そこで、下記の流れで「添え状」を用意し、同封します。
①添え状を準備する
A4もしくはB5の白紙に、下記のような文章をパソコンや手書き等で作成します。
以下テンプレートですのでご参考にして下さい。添え状では、誠意が伝わる内容でさえあれば、テンプレート通りでなくてもかまいません。
②3つに折る
受け取り手が読みやすいように、添え状は3つに折りましょう。以下の図のように、用紙をちょうど3等分し、下から上、上から下へと折り返します。
このように折る理由は、相手が添え状を開いた時に、冒頭部分が最初に目に入るようにするためです。
③向きに気をつけて、退職届と同封する
添え状が、退職届の上に位置するように退職届を入れ郵送します。
以下のイラストのようなイメージです。
2-4. 会社との関係に合わせた方法で郵送すること
会社との関係に合わせて、以下の2パターンの送り方から選びましょう。
①会社側が、あなたが退職をする事に合意している場合・・普通郵便
会社側が退職に合意しているのであれば、トラブルの心配もありませんから、普通郵便で送りましょう。
逆に、ここで内容証明郵便で送ってしまうと、最後の最後で角が立つ印象を与えてしまいます。
普通郵便で送る場合も、切手の料金不足等の事態を避けるために郵便局の窓口で送ると良いでしょう。
②会社側が、退職を認めてくれない場合や揉めている場合・・内容証明郵便
退職交渉で揉めていて、一方的に退職届を送る場合は、内容証明で送る事をお勧めします。なぜなら、会社との受け取った、受け取っていないといった議論になる事を防ぐためです。
この場合も郵便局の窓口にて手続きを行いましょう。
3. 確実に退職届を受理させるための2つのポイント
あなたが、退職交渉で揉めている中で退職届を郵送する場合、会社側が封を開けるまで退職届を送る事を悟られないようにしましょう。
なぜなら、たとえ内容証明郵便で送っても、会社があなたからの郵便の受け取り自体を拒否する恐れがあるためです。
具体的には、下記の2点のポイントに注意をしましょう。
3-1.退職交渉の中で、「退職届を郵送する」と言わないこと
退職交渉の際、どんなに会社が退職を受け入れてくれない中であっても「じゃあ、退職届を郵送で送りますね！」と言った発言は慎みましょう。
そうしてしまうと、あなたからの郵便を拒否される恐れがあります。
3-2. 封筒に「退職届在中」と書かないこと
「丁寧な図解で楽々わかる！退職届・退職願の封筒の全知識」でも言及していますが、会社が、「退職届」といったワードを見た時点で受け取りを拒否する恐れがあります。
封筒には「親展」とだけ書き、中身が何であるか悟られないようにしましょう。
4. さいごに
退職届を郵送で送る際のポイントを解説してきましたが、いかがでしたか。
退職届は本来は手渡しすべきものです。しかし、郵送になってしまう場合もマナーはしっかり守って送る事で、相手に最低限の誠意は見せる事ができます。
あなたの退職が成功する事を心から願っています。
※退職後の転職先が未定の方へ
退職後の転職活動は心身ともに負担になることが多いですから、無理をしない範囲で今のうちから準備を進めていくことをおすすめします。その際は、『転職のプロが教える安心して転職に臨むための準備のすべて』を参考にしながら、少しずつご自身のペースで次のキャリアをお考えください。
