“5秒で伝わる”職務要約の正しい書き方と職業別5つの事例

職務要約

転職活動を始めるため職務経歴書を書こうとして、「職務要約」の書き方に悩んでいませんか?

「多くの職務経歴書は最後まで読みません。」これが人事の本音です。多くの書類候補者を短期間でジャッジする必要があるため、数秒でナナメ読み「パッと見の印象で決める」時に読むのが職務要約です。

このページでは、転職コンサルタントとして多くの転職者を成功に導いてきた知見と経験をもとに、「合格する」職務要約のコツとノウハウをご紹介します。

  1. 伝わる職務要約が必要な3つの理由
  2. 職務要約の書き方3ステップ
  3. 5秒で伝わる職務要約のポイント3点
  4. 職務別職務要約の5つの事例

このページを読めば、あなたの職務履歴書はグッと良くなり、転職成功への道が開けるでしょう。

1. 伝わる職務要約が必要な3つの理由

職務要約は、職務経歴書の初めに必ず書く文章です。しかし、多くの転職者が手を抜いてしまい、「あの人の経歴パッとしなかったんだよね…」と書類選考で落ちてしまう例を嫌というほど見てきました。

この章では、転職コンサルタントとして数々の職務経歴書対策を支援する中で見えてきた、伝わる職務要約が必要なポイントを3つに分けてご説明します。

理由1. 採用担当者に興味を持ってもらうため

残念な事に、多くの採用担当者は「職務経歴書を1枚5秒でジャッジする」と言います。

人事の本音は「一人ひとりの転職者と向き合う」のではなく「いい人がいれば面接で会いたい」、つまり職務要約をざっと見て、「この人いいかも!」と思えて初めて職務経歴書をじっくり読むのです。

まず初めに採用担当者に興味を持ってもらえないと、多くの職務経歴書が最後まで読まれることなく、シュレッダー行きになってしまいます。

理由2. 転職コンサルタントに、有利な推薦文を書いてもらうため

多くの採用担当者と同様に、多くの転職コンサルタントも「一人ひとりの転職者にじっくり時間をかける事が難しい」事を知っておきましょう。

転職コンサルタントが推薦文を書く際に参考にするのが、あなたの職務要約です。自己PRがしっかり出来ている要約を書く事で、推薦通過率がグッと高まりますよ。

理由3. 転職面接をスムーズに進めるため

職務要約の必要性は、書類選考だけに留まりません。転職面接の場面でも重要です。

面接前の準備について採用担当者に聞いたところ、「準備する時間はほとんど無い。職務要約をザッと読んで、面接で聞くポイントを整理する。」と話していました。

面接で聞いて欲しい点を職務要約に盛り込む事で、面接を有利に進める事ができるのです。

2. 職務要約の書き方3ステップ

職務要約の書き方にはセオリーがあります。

「最初にこれだけは読みたい」と人事担当が言う職務要約の書き方を3ステップでご説明します。

 Step  職務要約例 : 営業
 Step1. 経歴要約  〇〇株式会社に新卒入社して〇年、法人向け営業職として中小企業を対象に、自社商品の営業に取り組んで来ました。
 Step2. 自己PR  新規顧客開拓だけでなく、実績の大きい顧客の取引拡大に向けたソリューション型営業も経験しております。現在は職場のリーダーとして、部下の育成にも取り組んでいます。
 Step3. 意欲PR  今後は営業としてさらに成長し、職場リーダーとしても貴社に貢献したいと考えております。

Step1. 経歴要約

まず初めに、入社してから今までの経歴を簡単に書きましょう。

ここでは、詳細にご自身の経歴を記さずとも結構です。「何年やっていたか?」「何の職種をやっていたか?」が簡単に伝わる程度に短くまとめる事がポイントです。

Step2. 自己PR

次に、あなたの自己PRポイントを整理して書きます。自己PRは、実際の転職面接で人事から質問される事を想定して書きましょう。

自身のPRポイントが定まっていない場合は、自己分析から自分のやりたい事や強みを整理する事が必要です。「プロ直伝!転職成功に導く自己分析4ステップ【シート付】」を参考にして下さいね。

Step3. 意欲PR

最後に、あなたの入社意欲をPRします。

職務要約は言葉の通り「職務を要約するもの」ですが、目的は「採用担当者に興味を持ってもらう」ものです。簡潔で結構ですので、入社意欲を1文程度PRして下さい。グッと印象が良くなりますよ。

3. 5秒で伝わる職務要約のポイント3点

何度もお伝えしている通り、人事が職務経歴書を見る時間は「1枚5秒」程度だと言います。

この章では、伝わる職務要約を書く上で必要なポイントを、3つに分けてお伝えします。

3-1. 主観的な表現は排除し、客観的な事実を伝える。

「○○を自負しています」といった自分の考えや評価は排除しましょう。

客観的な成果や事実を中心に書くと、スマートなビジネスパーソンである事をPRする事が出来ますよ。

【Good例】

・半年で5000万円の売上に貢献し、MVP表彰をもらった

・海外法人を現地で立ち上げ、半年で15名の拠点に成長させた

【Bad例】

・営業力があると自負している

・グローバル事業に興味があり、社内でも積極的に取り組んできた

3-2. 成果や行動は、具体的な数字で表現する

経験した職種やプロジェクトを並べるだけでなく、成果も併せて記載しましょう。

その際、成果は具体的な数字で表現する事が大切です。人事は「どう頑張ったか」でなく「どんな成果を上げたか」に注目して判断します。あなたの成果を分かりやすく具体的にPRしましょう。

【Good例】

・職場リーダーとしてメンバー8名をマネジメントしながら新規事業を立ち上げ、2年間で3億円の売上を達成した

【Bad例】

・リーダーとして新規事業を立ち上げた

3-3. 文字数は200~300文字程度に

人間が一読して理解できる文章量は、200~300文字程度と言われています。

職務経歴が長い場合など自己PRしたい内容がたくさんあったとしても、おおよそ5~6行程度、200~300文字程度に収めましょう。まずは人事が「もう少し読みたい」と思って貰えれば、書類選考は通過したも同然ですよ。

4. 職種別職務要約5つの事例

今までご説明したポイントを踏まえ、職種別の職務要約をご紹介します。

4-1. 営業職

 営業職の職務要約
〇〇株式会社に新卒入社して〇年、法人向け営業職として中小企業を対象に、自社商品の営業に取り組んで来ました。開拓した企業は通算200社程度、年間約5000万円の売上に貢献しました。新規顧客開拓だけでなく、実績の大きい顧客の取引拡大に向けたソリューション型営業も経験しております。現在は職場のリーダーとして、5名の部下育成にも取り組んでおります。昨年度は全社優秀チーム賞として、代表して表彰される機会を頂きました。今後は営業としてさらに成長し、職場リーダーとしても貴社に貢献したいと考えております。

4-2. 経理職

 経理職の職務要約
株式会社〇〇に入社後、経理部に配属となり、請求書発行などの月次処理業務、売掛金買掛金の処理、決算処理までのデータ作成を行っております。正確かつ迅速に処理するために、営業部や開発部といった関係各所との連絡を密に取りながら仕事を進めております。在職中に簿記1級の資格を取得し、経理だけでなく財務についても勉強しております。今後は、経理財務のスペシャリストとして成長し、経営管理全般について貴社に貢献したいと考えております。

4-3. 総務職

 総務職の職務要約
株式会社〇〇入社後、総務職として文書管理・固定資産管理・株式実務といった業務に携わってきました。社外との折衝業務が多く、昨年度は固定資産管理に伴う窓口を一本化し、経費を1500万円削減する事に成功しました。社内では部門間のコミュニケーションが円滑に進むよう心がけております。人事労務職の経験もあり、従業員の気持ちの分かる総務職として、短期間で貴社の戦力となれるよう努力いたします。

4-4. 販売職

 販売職の職務要約
大学卒業後、〇〇株式会社にて、惣菜販売に携わってきました。現在〇〇店に勤務しており、店舗では接客・販売・売上管理の他に、店舗独自の販促ツールを作成しています。昨年度、自店舗内で企画制作したパンフレット「晩御飯にプラス1品!」がお客様に大変喜ばれ、月当たり売上を昨年130%に伸ばす事が出来ました。今後も、お客様の事を考えられる販売職として、貴社に貢献したいと考えております。

4-5. 事務職

 事務職の職務要約
株式会社〇〇〇〇支店において、営業事務として5年間従事し、営業担当8名の見積書・申込書・請求書の作成に加え、電話対応・来客対応・精算業務などに携わってきました。書類作成では、パワーポイントやエクセル・イラストレーターを活用して、営業資料や社内共有用データを作成しています。お客様や社内関係者の立場を考え、読みやすい資料作成をモットーに仕事をしています。営業事務としての経験を生かし、短期間で貴社の戦力となれるよう努力いたします。

5. さいごに

職務要約のポイントやノウハウをご紹介してきましたが、いかがでしたか?

職務要約は、職務経歴書の初めに必ず書く文章です。とにかく大事なのは「短く簡潔に」「しっかり自己PRする」こと。「職務経歴書は1枚5秒でジャッジされる」といっても過言ではないので、ぜひ心がけて下さいね!

また、上記以外についても職務経歴書や履歴書でお困りの方は、転職エージェントに聞くのが手っ取り早くおすすめです。その際は無料で上手く転職エージェントを利用しながら簡単に職務経歴書を作成する方法をまとめた『職務経歴書の添削に強いおすすめ転職エージェントと活用法』をご参考ください。

※転職エージェントを利用する際の注意点

転職エージェントは完全無料で使えますが、あなたが内定・転職すると企業側から多額の報酬(提示年収の30%前後)を受け取っていますので、言葉巧みに転職へ誘導してきます。

彼らの営業トークにのせられて焦って転職先を決めてしまうことだけは避けてください。

リクルートエージェント』のような大手エージェントは本気で転職を検討していればおすすめですが、担当のノルマも厳しいため注意しないと営業トークにのせられます。

転職検討段階やまだまだ悩んでいるという方は、商売っ気が少なく親身に相談にのってくれる『DODA』や『ワークポート』のような中堅エージェントがおすすめです。

転職活動中はとなりの芝は青く見えるものですから、注意しながら次の可能性を探して下さい。

あなたが最高の転職をできることを陰ながら祈っております。