転職活動で職務経歴書を送るために、「封筒の書き方や郵送のしかた」で悩んでいませんか？
「前職の封筒で送っていいのでしょうか？」と質問される応募者を見かけますが、誤った書き方の封筒を出してしまった事で、「採用担当者の印象が悪くなった…」と失敗される人をたびたび見かけます。
私が多くの採用担当者と会話する中で、封筒の書き方や郵送の仕方は「マナー」がある事が分かりました。また封筒の書き方は「書類を郵送する場合」と「書類を持参する場合」によって違う事も分かりました。
このページでは、転職コンサルタントとして多くの転職者を成功に導いてきた知見と経験をもとに、以下の3つのことをご紹介します。
このページを読めば、あなたの転職活動はグッと良くなり、転職成功への道が開けるでしょう。
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1. 【郵送】封筒の書き方で押さえるべき7つのマナー
職務経歴書を郵送する際、封筒の書き方は、普通に書類を送る時と同じでいいですか？
これは、私が転職コンサルタントとして数々の職務経歴書対策を支援する中で、応募者から良く受ける質問です。が、上記の質問に対して、私は「No」とお伝えしています。
封筒は最初に目に留まるものです。書類だけでなく、封筒の準備も気を抜いてはいけません。「社会人としてマナーを守った書き方」ができているか、といった事もチェックの対象になります。1章では、封筒の書き方について押さえるべきポイントをご説明します。
①住所
住所は略さず、しっかりと都道府県から書きましょう。
②切手
キャラクターものなど、ビジネスシーンにそぐわないものは避けましょう。また、規定料金を「下回る」「上回る」切手を貼る事もNG。不安であれば郵便局で確認される事をおすすめします。
③宛先
(株)・(有)などと略さず、株式会社・有限会社と書きましょう。また宛名は添え状と揃え、個人宛なら「様」、部署宛なら「御中」と書きます。
“宛名継承の表記例”
- 役職あり個人名・・・・・・・・・・株式会社〇〇 人事部採用グループ長 〇〇様
- 役職なし個人名・・・・・・・・・・株式会社〇〇 〇〇様
- 会社名・部署名・・・・・・・・・・株式会社〇〇 人事部採用グループ 御中
- 部署・個人名が分からない場合・・・株式会社〇〇 採用ご担当者様
④注意書き
応募書類が入っている事を採用担当者に伝えるため、赤字で「応募書類在中」と書き、線で四角く囲っておきます。赤ペンではっきり書くと良いでしょう。
⑤〆印
綴じ目に「〆」を入れましょう。セロハンテープやホチキスでの封はNG、しっかりと糊付けする事をお薦めします。
⑥日付
投函する日を書きましょう。「添え状」「履歴書」「職務経歴書」と同じ日付を書きます。
⑦署名
住所と同じく、郵便番号・住所・氏名を正確に記入します。
2. 【郵送】封筒の送り方で押さえるべき5つのマナー
職務経歴書を郵送する際、書類の送り方はどうすればよいでしょうか…？
封筒の書き方と同様、書類の送り方にも「マナー」があります。ぜひ下記マナーを読み、採用担当者の印象を下げる事のないよう転職活動を進めましょう。
2-1. 添え状を入れる
転職活動の書類選考に、添え状は無くても構いませんが、「ビジネスの場でのマナー感覚を採用担当者にPRするためのプラス材料」です。ぜひ、履歴書・職務経歴書と共に入れる事をお薦めします。また入れる順は、表から「添え状」「履歴書」「職務経歴書」の順に並べて封筒に入れる事がマナーです。
2-2. 書類は折らず、A4サイズの封筒に入れる
一般的に履歴書はB5、職務経歴書はA4サイズですが、書類に折り目がついてしまいかさばるので、A4サイズの封筒に入れましょう。「折ると書類選考でNGになる」ケースは聞いた事がありませんが、少しでも採用担当者の印象を下げないために、大きめのサイズで送付する事をお薦めします。
2-3. クリアファイルに書類を入れる
応募書類を封筒に入れる際には、必ずクリアファイルに入れましょう。書類が折れたり、履歴書の写真が剥がれたりする事のないように、クリアファイルに入れた書類を封筒に入れると、採用担当者の好印象に繋がりますよ。
2-4. 白色の封筒を使用する
封筒は、市販されている白色のものを使用しましょう。封筒と聞くと茶封筒をイメージする方が多いかもしれませんが、茶封筒はオススメしません。なぜなら、茶封筒は企業が事務用として社内使用することを目的につくられているからです。履歴書のような正式な書類を封入する場合は、白封筒を使用するようにしましょう。
2-5. 前職のロゴ入り封筒を使用するのは絶対NG！
ごく一部「封筒を買う事が手間だから」と、前職のロゴ入り封筒を使用される応募者がいらっしゃいますが、絶対にNGです！あくまでも転職は私用な活動です。ロゴ入り封筒を私用の活動で使用する事は「横領」と扱われてしまいますので、転職先企業からの印象はイッキに下がってしまうでしょう。
3. 【持参】封筒の書き方・渡し方で押さえるべき3つのマナー
書類を持参する時は、封筒に何も書かなくて問題無いですよね…？
企業によっては、書類を直接持参するように指示する場合があります。その際に上記の質問を応募者から受けるのですが、私は「必ず書くように」と伝えています。下記、封筒を持参する際に気を付けるべきマナーについてご紹介します。
3-1. 封筒には宛名・署名などをしっかり書く
多くのWebサイトで「書類を直接持参する際は、宛名・署名などを書かなくてもOKです」と書いてありますが、これは大きな間違いです。
当日、採用担当者が休みで、採用担当者以外の人が代理受領するケースがあります。書類を紛失されたり、間違って別の人に届かないように、「応募書類を採用担当者に届ける封筒」である事を明記する事をお薦めします。
もちろん、切手を貼る事は不要ですので気を付けて下さいね。
3-2. 封筒に封をしない
応募者が忘れがちなのが「封筒に封をしない」事。書類を直接持参する際には、その場で面接が始まる事があります。封を開けようとモタモタしないためにも、封はせずに直接手渡しできるようにしておきましょう。
3-3. 訪問前に電話し、服装の身だしなみを整えて訪問する
上記で書いた通り、封筒を直接持参する際には、その後に面接が予定されているケースがあります。採用担当者のスケジュールに合った時間に訪問できるように、前日までに一度電話を入れるようにしましょう。また、当日面接に臨めるよう、身だしなみを整えて訪問する事も社会人としてのマナーですよ。
さいごに
職務経歴書の送付方法や封筒について、ポイントやノウハウをご紹介してきました。
何度もお伝えしますが、書類の入った封筒は最初に目に留まるものです。職務経歴書だけでなく封筒の準備にも気を抜かず、「社会人としてマナーを守った書き方」が出ているかどうか、といった事も一つの評価ポイントと言えるでしょう。ぜひ、採用担当者に伝わる封筒を作成して下さいね！
また、上記以外についても職務経歴書や履歴書でお困りの方は、転職エージェントに聞くのが手っ取り早くおすすめです。その際は無料で上手く転職エージェントを利用しながら簡単に職務経歴書を作成する方法をまとめた『職務経歴書の添削に強いおすすめ転職エージェントと活用法』をご参考ください。
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彼らの営業トークにのせられて焦って転職先を決めてしまうことだけは避けてください。
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転職活動中はとなりの芝は青く見えるものですから、注意しながら次の可能性を探して下さい。
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