【履歴書封筒】宛名の書き方・入れ方・サイズ・郵送のマナーを徹底解説!

履歴書を郵送する際、どんなサイズの封筒に入れれば良いのか、宛名の書き方や履歴書の入れ方などに悩んでいませんか?

結論、履歴書は「角形2号・角形A4号」の定形外封筒に入れて、下図のような宛名の書き方で、必要書類を入れて郵便窓口から送ります。

 

この記事では、多くの人事採用に携わってきた私が、以下の流れで履歴書封筒の選び方、宛名の書き方、応募書類の入れ方、送り方まで図解で完全解説します。

  1. 履歴書封筒の選び方
  2. 宛名(表面)の書き方
  3. 裏面の書き方
  4. 応募書類の入れ方
  5. 履歴書封筒の閉じ方
  6. 履歴書封筒を郵送する時のマナーと注意点

この記事を最後まで読めば、履歴書を郵送する際の悩みを全て解消できるでしょう。

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1. 履歴書封筒の選び方

まずは履歴書封筒の選び方です。郵送でも手渡しの場合でも、同じ履歴書封筒を選べば大丈夫です。

履歴書封筒の「サイズ・色・厚さ」を確認しておいてください。

1-1. 履歴書封筒のサイズ

履歴書封筒のサイズは、次の2つのどちらかを選びましょう。

  • 角形2号(角2)サイズ:入れる書類の枚数が多い場合
  • 角形A4号(角A4)サイズ:入れる書類の枚数が少ない場合
角形2号(角2)角形A4号(角A4)
履歴書封筒のサイズ_角形2号履歴書封筒のサイズ_角形4号
240mm×332mm228mm×312mm
A4サイズの書類を3枚以上送る場合A4サイズの書類を1〜2枚送る場合

一般的な履歴書は、A4判(210mm×297mm)とB5判(182mm×257mm)のものがあります。

履歴書を封筒に入れる場合は、折り目をつけないようにするのがマナーです。

ですので、どちらのサイズの履歴書を送る場合でも、折らずに入れられる「角形2号・角形A4号」の定形外封筒を使うのが一般的です。

市販の履歴書には三つ折り用の長封筒が付属していることがありますが、折り目がついてしまうので使わないようにしましょう。

転職活動では角形2号(角2)サイズを選べば間違いない

転職活動で履歴書を郵送する場合は、履歴書と一緒にA4サイズの職務経歴書を送ることになります。よって、A4サイズの書類が余裕で入る角形2号の封筒を選べば間違いありません。

一方で、アルバイトや新卒の就職活動など、入れる書類が少ない場合は、A4サイズより少しだけ大きい角形A4号の封筒を選んでも問題ないでしょう。

ちなみに、角形A4号の封筒の場合は、A4サイズの書類を複数枚入れるとパンパンになる可能性があります。

1-2. 履歴書封筒の色

履歴書封筒の色は、「白」を選んでおけば間違いありません。

白には「信頼・清潔・上品・潔白」といったポジティブなイメージを伴いやすいことから、ビジネスシーンでも一般的に使われる色だからです。

とは言え、茶色や薄い水色といった封筒がマイナス評価になる、というわけではありません。あくまで無難であるということです。

派手な色や柄物の封筒はビジネスシーンには相応しくないのでNGですが、どの色を選ぶかで迷うようなら「白」を選んでおけば問題ないということです。

1-3. 履歴書封筒の厚さ

履歴書封筒の厚さは、普通のもので大丈夫です。とくに厚紙封筒である必要はありません。

後ほど解説しますが、履歴書封筒には履歴書を保護するためのクリアファイルを同封しますので、封筒自体の厚みは気にしなくてもOKです。

ただし、中の書類が透けるような薄い茶封筒はNGです。

ビジネス向きではありませんし、個人情報保護の観点からも、採用担当者から常識を疑われる可能性があるからです。

1-4. 履歴書封筒を売っている場所

履歴書封筒を売っている所は、コンビニ・100円ショップ・郵便局・文房具店などです。

コンビニや100円ショップの場合はいずれも店舗によって異なりますが、例えばローソンでは、白色の角形2号封筒(10枚入り)が販売されています。

セブンイレブンやファミリーマートでは、茶色クラフトの角形2号封筒(10枚入り)が、100円ショップのダイソーでは、茶色クラフトの角形2号封筒(13枚入り)が販売されています。

他にも、Amazonや楽天といったECサイトでも購入することができますので、一番入手しやすい所から購入すると良いでしょう。

2. 宛名(表面)の書き方

ではここから、履歴書封筒の書き方を解説していきます。

履歴書封筒の宛名の書き方

まずは宛名(表面)の書き方を確認してください。

履歴書封筒の表面には、次の項目を記載して、切手を貼ります。

履歴書封筒の表面

①郵便番号を書く

履歴書封筒に郵便番号蘭があれば、枠内に記入します。

なければ、履歴書封筒の右上に郵便番号を記入します。

②住所を書く

住所は履歴書封筒の右端に縦書きで、中央の宛名よりも小さめの文字で記入します。

宛名の大きさを100%とした場合、住所の文字は80%くらいの感覚です。

都道府県から番地まで正式に記入し、ビル名も正式名称を記入します。英文字が入っている場合でも、アルファベットを縦書きにします。

住所を一行で書ききれない場合は、市区町村や建物名など区切りのいいところで改行します。

改行した際には、右隣りの行よりも下げた位置で書き終わると見栄えが良くなります。

③宛名を書く

履歴書封筒の中央に縦書きで、「社名・部署名・担当者名」を大きめの文字で記入します。

社名は(株)(有)などの略語は使わないように、正式社名を記入しましょう。英文字の社名の場合でも、アルファベットを縦書きで記載します。

なお、宛名は住所の位置よりも下げて書き始めると見栄えが良くなります。

担当者名は、個人名が分かっている場合と、分かっていない場合で書き方が変わります。

担当者名が分かっている場合

担当者名が分かっている場合は、個人に宛てますので「様」を付けます。

部署名の左側少し下げた位置に、社名・部署名よりも大きな文字でフルネームと「様」を記載します。

肩書を書く場合は、短い肩書なら担当者名の上に、長い場合は部署名の下に続けて書きます。

担当者名が分かっていない場合

担当者名が分かっていない場合は、組織に宛てますので「御中」を付けます。

社名の左側少し下げた位置に、募集要項にある採用担当部署名を書き、「人事部 採用担当御中」のように「御中」と記載します。

あるいは「採用担当」を個人として扱う場合は、「人事部 採用ご担当者様」のように「ご担当者様」としても大丈夫です。

宛名の注意点

宛名を記載する際には、「御中」と「様」は併用しません。個人名まで記入する場合は「様」を付けますので「御中」は不要です。

  • 御中:組織に対して使う敬称
  • :個人に対して使う敬称

履歴書封筒の宛名の正誤

④履歴書在中(応募書類在中)と書く

赤いペンを使って、履歴書封筒の左下に「履歴書在中・応募書類在中・◯◯職応募書類在中」のように記入して、枠線で囲みます。

目立たせる理由は、企業には多くの郵便物が届くため、採用に関わる重要書類が他の郵便物に紛れないようにするためです。

なお、赤いペンの代わりに、文房具店や100円ショップなどで販売されている「履歴書在中スタンプ」を使っても問題ありません。

たくさんの企業に応募する場合は、スタンプを使った方が労力を減らせるので便利です。

⑤切手をまっすぐ貼る

ご自分で切手を準備している場合は、履歴書封筒の左上(郵便番号と同じ高さあたり)にまっすぐ貼ります。

切手の料金は後ほど解説しますが、140円分の切手を貼れば大抵は大丈夫です。

例えば、「120円切手1枚+20円切手1枚」のように2枚以上貼る場合は、縦に並べて貼るようにします。

履歴書封筒に使う切手は、記念切手や慶弔切手などのビジネスシーンに不向きな切手は避けて、普通の切手を使うようにしましょう。

また、余っている切手があるからと、10円切手を14枚貼るようなことも避けた方が賢明です。絶対にNGというわけではありませんが、受け取る側が不快に感じるかどうかを考えることもマナーです。

3. 裏面の書き方

履歴書封筒の裏面には、次の項目を記載します。

  • ⑥日付
  • ⑦自分の郵便番号・住所・氏名

履歴書封筒の裏面

⑥日付

履歴書封筒の裏面の右上に、封かん日を記載します。日付をつけるのは、採用担当者が分類しやすくなるための配慮です。

封かん日は、同封する書類(添え状・履歴書・職務経歴書)と同じ日付を書きます。

⑦自分の郵便番号・住所・氏名

履歴書封筒の裏面の左下に、自宅の郵便番号・住所・自分の氏名を小さく記載します。住所は都道府県から、番地、建物名まで正式名称で書きます。

横書きでも問題ありませんが、縦書きの方が一般的です。

「ペンの種類・文字の大きさ」の注意点

履歴書封筒に必要項目を記入する際には、「ペンの種類・文字の大きさ」に配慮すると良いでしょう。

ペンの種類

履歴書封筒に使うペンは、黒色の油性ペンか油性ボールペンが適切です。太さの目安は1.0〜1.5mm程度です。

油性ペンや油性ボールペンを使う理由は、郵送の途中に雨などで濡れてにじむ危険を回避するためです。ですので、熱によって文字が消えてしまうフリクションタイプのボールペンも使わないようにしましょう。

太さの目安が1.0〜1.5mm程度の理由は、角形2号・角形A4号の封筒サイズに対して一般的なボールペンだとやや細くなり、弱々しい印象を与えてしまうからです。

反対に、マジックインキのような太い油性マーカーの場合は読みづらくなります。

ですので、普通のボールペンや太いマーカーは避けた方が無難です。

文字の大きさ

表面に記載する「受取人の住所氏名」は大きく、裏面に記載する「自分の住所氏名」は小さく書くようにします。

これは、受取人に対する敬意や尊重の表現でもあります。また、封筒のサイズに対して「受取人の住所氏名」が小さいと、消極的な印象を与えてしまうことにもなります。

反対に、大きすぎると威圧感を与えますので、封筒のサイズに合わせた配慮が大切です。

4. 応募書類の入れ方

履歴書封筒に必要な項目を記入したら、次は応募書類の入れ方です。

ここでは、次の点を確認してください。

4-1. 同封する応募書類を確認する

履歴書を郵送する際には、一緒に送る応募書類を確認しておきましょう。

中途採用の転職活動なら、一般的に職務経歴書を同封します。

さらに、アルバイト・新卒の就職活動・中途採用の転職活動にかかわらず、用紙一枚にまとめた添え状(送付状)を同封するのがマナーです。

履歴書を郵送する際の添え状の役割は、「誰が・誰宛に・何を・どれだけ送ったのか」を知らせるためのものです。

また、本来の添え状は挨拶の代わりであったことから、履歴書郵送においても挨拶の役割を持っています。

そのため添え状を同封しないと、ビジネスマナーを疑われる可能性があります。

なお同封する応募書類が揃っていない場合は、次の記事を参考に準備すると良いでしょう。

4-2. 応募書類をクリアファイルに挟む

必要な応募書類は、クリアファイルに挟んで履歴書封筒に入れます。

クリアファイルに書類一式をまとめることで、採用担当者が管理しやすくなるからです。

さらには、郵送時に書類が折れ曲がるのを防いだり、雨などの湿気から守ったりする用途もあります。

クリアファイルのサイズ

クリアファイルのサイズは、職務経歴書や添え状のサイズに合わせると良いでしょう。

一般的な職務経歴書はA4サイズですから、添え状もA4で作成して、クリアファイルもA4サイズに合わせます。

履歴書がB5サイズなら、企業から指定がない限り、職務経歴書と添え状をB5サイズで作成して、B5サイズのクリアファイルにしても問題ありません。

クリアファイルは、コンビニ・100円ショップ・文房具店などで販売していますので、無色透明のものを選ぶと良いでしょう。

応募書類はコピーを取っておくと良い

応募書類をすべてクリアファイルに挟む前に、応募書類はコピーに取って保管しておくことをおすすめします。

なぜなら、郵送から面接までに日にちが空く場合は、記載した内容を忘れてしまう可能性があるからです。

コピーを取っておけば面接の前日にでも見返して、面接の準備を整えることに役立ちます。

4-3. 挟む順番と入れる向きに気をつける

応募書類をクリアファイルに挟む順番は、上から順に「添え状」→「履歴書」→「職務経歴書」→「その他の応募書類(必要な場合)」にします。

一番最初に添え状を読めるようにしておきます。

応募書類を挟む順番と入れる向き

応募書類の向きは、履歴書封筒の表面から取り出した時に、採用担当者がそのまま添え状を読めるように入れます。

上下逆さまや裏向きになっていないかを確認して、正しい向きで応募書類を入れましょう。

5. 履歴書封筒の閉じ方

必要な書類をすべて履歴書封筒に入れたら、最後に糊を塗って閉じます。

  • ⑧しっかり糊付けする
  • ⑨中央に黒ペンで「〆」を書く

⑧しっかり糊付けする

糊付けは、履歴書封筒のフタの部分に端から端までしっかりと行います。

液体のりを使う場合は、付けすぎると糊がはみ出したり履歴書封筒がヨレたりして、雑な印象を与えてしまいますので注意してください。

両面テープやスティックのりを使うと、綺麗に貼れます。

⑨中央に黒ペンで「〆」を書く

しっかりと封をしたら最後に、フタの部分と裏面の境目の中央に「〆」を書きます。

これは「封をしました」という意味で、発送してから一度も開封されずに相手方に届いたことを示します。

「〆」を忘れたからといってマイナス評価になるわけではありませんが、書類を送る際のマナーとして印を入れておきましょう。

6. 履歴書封筒を郵送する時のマナーと注意点

応募書類を入れて履歴書封筒の封をしたら、いよいよ郵送します。

結論から言えば、履歴書を郵送する際には、郵便局の窓口から発送することをおすすめします。

なぜなら、もしも料金不足の切手を貼った状態で郵便ポストに投函した場合は、差出人に返却されるか、受取人が不足額を支払うことになり、迷惑をかける可能性があるからです。

また、締め切り日の直前に投函した場合は、間に合わない可能性もあります。

よって郵便局の窓口をおすすめする訳ですが、郵便ポストから送らないといけない状況があるかもしれません。

そこでこの章では、どちらの場合でも対応できるように、郵送時の注意点やマナーを解説します。

6-1. 切手の料金を確認する

履歴書の郵送に使う「角形2号(角2)・角形A4号(角A4)」の封筒は、いずれも定形外郵便物に該当します。

定形外郵便の規格内(長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内および重量1kg以内)であれば、ほどんどのケースにおいて、履歴書封筒を郵送する料金は140円切手で対応できます。

料金は次の表のとおりです。

<定形外郵便物「規格内」の料金>

重量料金
50g以内120円
100g以内140円
150g以内210円

引用:郵便局の定形郵便物・定形外郵便物の料金ページ

角形2号の封筒は約15g、一般的なA4用紙は1枚で約4g、厚め(0.3mm厚)のA4サイズのクリアファイルが1枚で約43gですので、書類を5枚入れたとしても総重量は約78gになります。

書類が2〜3枚増えたとしても、100gを超えることは少ないでしょう。

ですので郵便ポストから送る場合は、あらかじめ140円分の切手を購入しておけば大丈夫です。不安であれば、210円分の切手を貼れば間違いありません。

6-2. 郵便窓口から発送する

履歴書封筒は、郵便窓口から普通郵便で発送するのが確実な方法です。局員さんが重量を測ってくれて、必要な切手を貼ってくれるからです。

ただし、履歴書は重要な書類だからといって、貴重品便・書留・レターパックプラス・速達を使うのは避けた方が無難です。

これらの郵便は相手方の受領印が必要になり、手を煩わせてしまうからです。

履歴書は郵便局以外で送ると法律違反になる

ちなみに、履歴書をメール便や宅急便で送るのはNGです。

履歴書は郵便法において「信書」に分類されるのですが、信書は郵便法第4条によって日本郵便株式会社および、総理大臣に認可を得た信書便業者のみに従事が認められているからです。(参考:総務省「信書の送達についてのお願い」

メール便や宅急便で送ると法律違反にあたりますので、履歴書封筒は郵便局で送るようにしてください。

6-3. 締め切り日に注意する

履歴書を送る際、締め切り日がある場合は、「必着・消印有効」のどちらなのかを確認することが大切です。

  • 必着:締め切り日までに相手方に到着すること
  • 消印有効:締め切り日までの消印があること

必着とは、締め切り日までに相手方に到着すること

「必着」とは、締め切り日の当日までに相手方に到着していることです。

例えば「4月1日必着」であれば、4月1日に到着はOKで、4月2日に到着はNGです。

日本国内であれば大抵は翌々日までに届きますので、必着の締め切り日の3日ほど前に送れば問題ないでしょう。

ご自宅の住所から送付する企業まで、どれくらいの日数がかかるのか知りたい場合は「郵便局のお届け日数を調べる」サービスで調べることができます。

消印有効とは、締め切り日までの消印があること

「消印有効」とは、締め切り日の当日までに郵便局を通過していることです。相手方に到着していなくても、郵便局で押された消印が締め切り日であれば大丈夫です。

例えば「4月1日消印有効」であれば、切手に4月1日の消印があればOKで、4月2日の消印はNGです。

郵便局の窓口へ持っていけば当日に消印を押してくれますが、郵便ポストから送る場合は注意が必要です。

ポストに記載された集荷時刻を過ぎてから投函すると、消印が翌日になるからです。

6-4. メールで連絡しておく

履歴書を郵送した際、企業から指示がない限りメール連絡は不要です。

とは言え、履歴書を郵送した後は、当日中に応募する企業へ郵送した旨をメールで送っておくと良いでしょう。

というのも 、事前連絡をしておけば相手方により丁寧な印象を与えることができるからです。

また、悪天候などで万が一到着が遅れた場合は、事前にメール連絡をしておくことでトラブルを回避しやすい理由もあります。

次にメール連絡する際の文例を載せておきますので、よければ参考にしてください。

履歴書郵送のメール連絡の文例

【件名】
履歴書ご送付の件/(自分の氏名)【本文】
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様お世話になります。
(自分の氏名)と申します。この度は、採用選考の機会をいただきまして
誠にありがとうございます。本日◯月◯日付で、履歴書および職務経歴書を郵送いたしました。
お手数ですがご査収のほど、宜しくお願い申し上げます。———————
氏名:(自分の氏名)
郵便番号:(自宅の郵便番号)
住所:(自宅の住所)
電話番号:(自分の電話番号)
メールアドレス:(自分のメールアドレス)
———————-

さいごに

以上、履歴書封筒の選び方、宛名の書き方、応募書類の入れ方、封筒の閉じ方、郵送のマナーについて解説してきました。

郵送でのマナーが採用選考に直接影響を与えるわけではありません。

ですが、乱筆であったり、裏表を逆にして書類を入れたり、添え状が入っていなかったりすれば、やはり社会人としての資質を疑われることになります。

この記事で解説した方法で履歴書を郵送すれば、採用担当者にネガティブな印象を与えることはありません。

ぜひ手順に従って、就職・転職活動に役立ててください。

あなたの成功を心から願っています。