【見本付き】履歴書の書き方に関する全知識|通過率を上げる志望動機の書き方や注意点も解説

  • 「履歴書の正しい書き方が知りたい!」
  • 「書き方が間違えてないか心配…」

と考えていませんか?

履歴書の書き方に誤りがあると、それだけであなたの印象が悪くなり、選考で不利になる恐れがあります。

そのようなリスクを回避するために、丁寧にミスなく書こうとしても、履歴書には細かい決まりが多く、慣れていないとスムーズには書けないということが多いです。

そこで、本記事では、転職のプロとして書類添削をしてきた私が、正しい履歴書の書き方について漏れなく解説していきます。

  1. 【要注意】履歴書を書く時に事前に確認すべき注意点
  2. 【見本付き】履歴書の正しい書き方
  3. 選考通過率を高めるための志望動機の書き方3ステップ
  4. 悩む人が多い職歴の書き方が異なる6パターン
  5. 【見本付き】履歴書を提出する時の封筒・メールの書き方と注意点
  6. 【FAQ】履歴書の書き方についてよくある質問

全て読めば、正しい履歴書の書き方がわかり、転職活動を一歩前に進めることができるでしょう。

1.【要注意】履歴書を書く時に事前に確認すべき注意点

履歴書を書き始める前に、確認すべき注意点について解説します。

あとからミスに気づいて修正するのは、時間と労力がもったいないので、事前に確認しておきましょう。

順に解説します。

1-1.状況に応じて、手書きとデータ提出を分ける

昨今はデータ提出の会社が増えていますが、応募先企業や面接官によっては手書きの履歴書の方が好印象になることがあります。

以下の表で、手書きとデータ提出の2つに分けて、それぞれ適している状況をまとめたので参考にしてください。

手書き
  • 歴史のある日系企業
  • 官公庁関係
  • 面接官の年齢層が高い
  • 事務・秘書などの手書きが必要になる職種に応募している
データ提出
  • 外資系企業
  • ベンチャー企業
  • IT企業
  • 提出方法がWEBやメール

なお、どちらの提出方法か判断できない際は担当者に確認することをおすすめします。

1-2.文体や年号を職務経歴書と統一する

「です」「ます」などの文体や、年号(西暦・和暦)は履歴書と職務経歴書で統一して書きましょう。

また、数字は漢数字ではなく算用数字を使います。

1-3.書き間違えても修正液・修正テープは使わない

手書きの履歴書を求められた場合、書き間違えても修正液や修正テープは使わないようにしましょう。

手間になりますが、修正の跡があると面接官からの印象が悪くなる可能性が高いです

そのため、薄く下書きしたり、別紙に見本を準備してから清書したりすることで、ミスを防ぐことをおすすめします。

1-4.該当しない項目でも空欄は作らない

該当しない項目があっても空欄は作らないようにしましょう。

具体的には、「本人希望記入欄」や「資格」「扶養家族欄」などです。

それぞれ、「貴社規定に従います」「保有資格なし」「0人」などと記入しましょう。

次章から、見本付きで正しい履歴書の書き方について解説していきます。

2.【見本付き】履歴書の正しい書き方

本章では履歴書の正しい書き方について解説します。

見本付きで各項目ごとに丁寧に解説するので、実際に履歴書を手元に用意した上で読み進めてみてください。

順に解説します。

【日付】提出日を記入する

日付の欄は郵送した日や提出日を記入しましょう。

和暦で書くことが一般的ですが、統一されていれば西暦でも問題ありません。

【氏名】姓と名の間にスペースを入れて明記する

氏名は苗字と名前の間にスペースを入れて明記しましょう。

なお、ふり仮名は「ふりがな」とひらがなで書かれている場合はひらがなで、「フリガナ」とカタカナで書かれている場合はカタカナで書きます。

【証明写真】3ヶ月以内に撮影した写真を使う

証明写真は3ヶ月以内に撮影している、ビジネスにふさわしい服装のものを使いましょう。

証明写真はあなたの第一印象を決める重要な項目なので、証明写真機で簡単に済まさず、写真館を利用してもいいでしょう。

なおサイズは2.4×3cmまたは3×4cmが一般的です。

【連絡先欄】あなたが連絡を取りやすい連絡先を記入する

連絡先欄には、あなたが連絡を取りやすい連絡先を記入します。

電話番号の欄が一つしかない場合は、固定電話ではなく、携帯電話の番号を記入するといいでしょう。

また、メールアドレスはフリーメールで問題ないため、ビジネス用に新しく作成することをおすすめします。

【学歴欄】高校から正確に記入する

学歴欄の記入するときは以下のポイントに気をつけましょう。

  • 学校名は略さずに記載
  • 職歴の欄がなくならないようにバランスを意識して書く
  • 入学卒業の年号は履歴書・職務経歴書全体で統一する
  • 義務教育をはぶいて、高校から書いても問題ない
  • 大学の卒業研究や卒業論文は、仕事に活きるものなら記載
  • 中退や休学期間があれば簡潔に理由を記載

中退・休学経験等はごまかさずに記入するようにしましょう。

後から発覚してトラブルにつながる恐れがあります。

【職歴欄】入社・退社歴を正確に記入する

職歴欄は入社退社歴を正確に記入しましょう。

たとえ短期間であっても、省略するとトラブルにつながる恐れがあるので気をつけてください。

また、職務経歴書の提出がある場合は履歴書には簡潔な記載のみで問題ありません。

記入する上での注意点は以下の通りです。

  • 会社名は正式名称を略さずに書く
  • 在籍した会社は短期間でも全て記載
  • 入退社の年号は履歴書職務経歴書全体で統一
  • 応募職種に活かせる経験があれば社名部署名の次に記入
  • 退職理由も添える
  • 在職中の会社は現在に至る・退職予定と記載
  • 最後に「以上」と書く

なお退職理由は「一身上の都合により退職」と書くのが無難ですが、企業の倒産などがあればそれを書きましょう。

職務経歴書の書き方はこちら:
【見本付き】職務経歴書の書き方に関する全知識

【資格・免許欄】自己PRになるものがあれば記入

資格免許欄は自己 PR になるものがあれば、取得年月や名称を正しく書きましょう。

また、実務に生きるものや応募資格として必要なものも必ず書くようにしましょう。

なお、勉強中の資格は取得予定日や、勉強中であることを記載することで意欲をアピールすることができます。

記入する上での注意点は以下の通りです。

  • 取得年月は学歴や職歴と同様に全て統一して書いてください
  • 資格は失効していないか確認する
  • 資格取得年月が間違えていないか確認する
  • 何もない場合は「資格なし」と記載

資格が失効していたり、名称を誤って記入したりして、あとでミスが発覚するとトラブルに発展する恐れがあるため慎重に書きましょう。

【賞罰】賞罰があれば具体的に記入

履歴書に記入すべき賞罰があれば具体的に書きましょう。

賞については国際レベルの入賞や国内レベルの優勝準優勝などの入賞が目安になります。

そのため、「営業成績1位で社内表彰された」などの章は履歴書には書かず、職務経歴書に書くようにしましょう。

また、チームでの受賞であれば、あなたのポジションや貢献した内容も追記してください。

罰については 前科なしの行政罰(交通違反など)は書かなくても問題ありませんが、懲役や禁固刑などの刑事罰があれば必ず書きましょう。

選考通過率を上げるためにわざと書かなかったりすると、経歴詐称となるため、発覚した際に懲戒解雇となる恐れがあります。

なお、該当するものがない場合は「賞罰なし」と書けば問題ありません。

【健康状態】業務に支障がなければ「良好」と記入

健康状態は業務に支障がなければ「良好」と書けば問題ありません。

一方、定期的に通院している、勤務時間中に発症する恐れがあるなどの病気があれば具体的に記入しましょう。

【志望動機】200~300文字を目安に簡潔に記入

志望動機は200〜300文字を目安に簡潔に記入しましょう。

あなたがその会社を志望する理由、 ポジション職種を志望する理由、あなたが貢献できる根拠の3点を盛り込みます。

選考通過率を高めるための志望動機の書き方については3章で詳しく解説するので、ぜひご確認ください。

【自己PR欄】あなたの強みや成果・実績を記入

自己PR欄があれば、あなたの強みや成果・実績を簡潔に書きましょう。

自己PR欄が空欄だと印象が悪いので、具体的な成果がなくてもあなたの人柄やスキルを書くようにしてください

【趣味・特技欄】評価には影響しないが会話のきっかけになる

趣味・特技欄は選考には影響しませんが、会話のきっかけになるため書くことをおすすめします。

また、仕事に役立つ特技などがあれば好印象を持ってもらえるかもしれません。

【通勤時間】片道の所要時間や移動手段を明記

家を出てから会社に着くまでの片道の所要時間を書きましょう。

また、時間だけでなく電車や徒歩、自家用車といった移動手段も書くことをおすすめします。

【扶養家族・配偶者】扶養家族や配偶者がいなくても記入

扶養家族や配偶者がいる方はそれを書いてください。

いない場合も「配偶者なし」「扶養家族0人」といった記載をしましょう。

【本人希望欄】譲れない希望があれば記入

勤務地や職種など、あなたが譲れない条件があれば記入しましょう。

特にない場合は「貴社規定に従います。」と書くのが一般的です。

次章では、選考通過率を高めるための志望動機の書き方を3ステップに分けて解説します。

3.選考通過率を高めるための志望動機の書き方3ステップ

本章では、選考通過率を高めるための志望動機の書き方を以下のステップに分けて解説します。

実際に、医療サービスを提供する企業の営業職に転職するという設定で、見本を作成したので、参考にしてみてください。

STEP1.応募先の企業・業界に惹かれている理由

まずはじめに、「なぜその企業や業界で働きたいのか」を考えましょう。

つまり、あなたが感じているその業界や企業の魅力のことです。

特に業界や職種が未経験の転職を考えている方は、納得感のある理由を書けるようにしましょう。

例:
医療業界向けの業務効率化ツールを提供している貴社でなら、「医療現場の長時間労働を解消したい」という私の夢を実現できると考え、志望いたしました。

私の母は医療従事者ですが、長時間労働が原因で体調を崩したことがあります。

これをきっかけに、医療現場における長時間労働という課題を、業務の効率化によって解決したいと考えるようになりました。

業界やその企業に興味を持ったきっかけから考えるのがおすすめです。

STEP2.ポジションや仕事内容に惹かれている理由

次に数多くの求人や仕事がある中、「なぜそのポジションや仕事内容を志望するのか」をわかりやすく書きましょう。

例:
現職ではメーカー向けの法人営業を3年間経験しました。

営業はサービスを顧客の元へ届ける役割を担っており、個々の課題に寄り添った提案を行えることにやりがいを感じてきました。

一方で、サービスの開発も非常に重要だと感じています。

貴社では営業職の裁量が大きく、営業から開発部への提案が活発にできる点も魅力だと感じております。

以下の3点の繋がりを意識することで、伝わりやすい文章になります。

  • 今やっていること:法人営業
  • 現職のやりがい:顧客の課題解決に貢献できること
  • 応募先企業の魅力:営業でも開発側へ提案ができること

なお、仕事内容ではなく、待遇の良さや福利厚生で選んだという方もいると思いますが、志望動機に書くことは避けた方がいいでしょう。

というのも、「仕事内容よりも待遇ばかり気にする候補者」という印象を与えてしまい、選考通過率の低下につながってしまうからです。

STEP3.応募先企業に貢献できる根拠

最後に、あなたが応募先の企業に即戦力として貢献できる根拠について書きましょう。

ここでは、「現在の仕事で身に付けたスキルや経験、あなたの強み」が業務で活かせることを伝えるのがポイントです。

例:
医療業界は未経験ですが、現職の法人営業で培った傾聴力や提案力を活かし、貴社の営業職として貢献できると考えております。

仮に未経験の職種や業界だったとしても、「即戦力にはなれない」「働きながら勉強させてもらいたい」などのネガティブな印象を与えてしまう内容は書かないようにしましょう。

ここまでのまとめ

ここまで紹介した3ステップに沿って志望動機を作成すると、以下のような文章が完成します。

【Good例】

医療業界向けの業務効率化ツールを提供している貴社でなら、「医療現場の長時間労働を解消したい」という私の夢を実現できると考え、志望いたしました。

私の母は医療従事者ですが、長時間労働が原因で体調を崩したことがあります。

これをきっかけに、医療現場における長時間労働という課題を、業務の効率化によって解決したいと考えるようになりました。(STEP1)

現職ではメーカー向けの法人営業を3年間経験しました。

営業はサービスを顧客の元へ届ける役割を担っており、個々の課題に寄り添った提案を行えることにやりがいを感じてきました。

一方で、サービスの開発も非常に重要だと感じています。

貴社では営業職の裁量が大きく、営業から開発部への提案が活発にできる点も魅力だと感じております。(STEP2)

医療業界は未経験ですが、現職の法人営業で培った傾聴力や提案力を活かし、貴社の営業職として貢献できると考えております。(STEP3)

次章では、職歴の書き方が異なるケースについて紹介します。

4.悩む人が多い職歴の書き方が異なる6パターン

職歴を書く際に、派遣社員としての勤務経験や、社名変更はどのように書いたらいいのかと悩む方も多いと思います。

本章では、そのような書き方が異なるケースについて解説します。

該当する箇所を確認してみてください。

4-1.派遣や契約社員で勤務していた場合

派遣や契約社員として勤務していた場合、その旨も記載するようにしましょう。

記載しなくても、口頭や職務経歴書で詳細を説明することでも補完できますが、きちんとした事実を伝えるためにも、ここで記載をしておく方がスムーズです。

履歴書の職歴「派遣や契約社員で勤務していた場合」

4-2.合併・統合などで転籍になった場合

合併や統合などで転籍となった場合、その旨を記載するようにしましょう。

履歴書の職歴「合併・統合などで転籍になった場合」

4-3.在職中に社名変更した場合

在職中に社名変更があった場合は旧社名のあとに(現:株式会社〇〇)といったように現在の社名を記載します。

履歴書の職歴「在職中に社名変更の場合」

4-4.アルバイトから正社員になった場合

アルバイトから正社員登用された場合はその旨も記載します。職務内容が変更した場合は、具体的な職務内容も簡単に記載しておくと丁寧です。

履歴書の職歴「アルバイトから正社員になった場合」

4-5.家業に従事していた場合

家業に従事していた場合はその旨と、内容がどのようなものであったかを記載するようにしましょう。

履歴書の職歴「家業に従事していた場合」

4-6.職歴の途中で、長期の離職期間があった場合

職歴の途中で、資格取得や留学など長期の離職期間があった場合は、その事実と内容を記載しましょう。

履歴書の職歴「職歴の途中で長期の離職期間があった場合」

次章では、見本付きで履歴書を提出する際の封筒やメールの書き方について解説します。

5.【見本付き】履歴書を提出する時の封筒・メールの書き方と注意点

履歴書が完成したらあとは企業に送るだけですが、封筒やメールの書き方がわからないという方も多いと思います。

そこで、封筒とメールの2つに分けて、見本付きで解説します。

該当箇所を見てみてください。

5-1.封筒の正しい書き方・注意点

封筒を使って提出する際は以下のポイントに気をつけましょう。

  • 住所や社名は略さずに正確に記入
  • 封筒の表側左下に応募書類在中と記載
  • 封筒の裏面に自分の住所氏名を記入
  • 宛名には御中か様をつける
  • 書類が折れないようにクリアファイルに入れて定形外封筒を使用
  • 書留で送付するのは企業の負担になるため避ける
  • 連絡手段があれば送付したことを報告
  • 面接で手渡しするときも封筒クリアファイルを使用
  • 添え状を作り一番上にして重ねて入れる

御中と様の使い分け

「様」は個人に対する敬称ですが、「御中」は企業や部署などの組織に対して使う敬称です。

そのため、以下のように使い分けます。

【様】

  • 株式会社◯◯ 山田 太郎 様
  • 株式会社〇〇 人事部 山田 太郎 様

【御中】

  • 株式会社〇〇 人事部 御中
  • 株式会社〇〇 人事本部 中途採用部 御中

併用はNGのため、「株式会社◯◯ 人事部御中 山田太郎様」とするのは誤りです。

なお、宛名が「採用担当」のような組織なのか個人なのか判断しにくい場合は、「採用ご担当者様」か「採用担当御中」とすれば問題ありません。

添え状の作成方法

添え状とは相手に対する挨拶の代わりに同封するものですが、中身にどのような書類が入っているのか伝える役割もあります。

上の画像を参考にして作成してみてください。

なお、提出する際には、以下の順番でまとめてクリアファイルに入れて郵送しましょう。

  • ①添え状
  • ②履歴書
  • ③職務経歴書
  • ④その他必要書類

添え状の書き方については以下の記事もご確認ください。
添え状・送付状の書き方完全ガイド!テンプレート付きで徹底解説

5-2.メールの正しい書き方・注意点

メールを使って履歴書を提出する際は以下のポイントに気をつけましょう。

  • 件名や本文は簡潔に内容が伝わるものにする
  • ファイル形式は 指定がなければ PDF
  • 連絡はできるだけ早く取る(遅くとも24時間以内に返信)

以下で例文を紹介するので参考にしてみてください。

【1通目】

件名:応募書類ご提出の件_履歴書添付_◯◯◯◯(自分の名前)

本文:

株式会社◯◯
人事本部 採用部 御中

お世話になっております。◯◯◯◯(自分の名前)です。

先日ご依頼いただいた履歴書を送付いたします。

ご多用中、恐縮ですが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。

———————
◯◯◯◯
〒XXX‐XXXX
東京都 文京区 △△ XXX-XXXX
電話:090-xxxx-xxxx
メールアドレス:xxxx@xxxx.com
———————-

なお、履歴書にパスワードをかけて、パスワードを別のメールで送る「PPAP」というやり方がありますが、セキュリティ強化の効果がほとんどないことが指摘されています。

効果がないにもかかわらず、手間が増えるため、企業によってはパスワードを別のメールで送ると、印象が悪くなる恐れがあります。

6.【FAQ】履歴書の書き方についてよくある質問

最後に履歴書の書き方についてよくある質問についてまとめました。

順に解説します。

Q-1.資格欄が空欄だと印象は悪くなりますか?

それだけで印象が悪くなることはないので、資格が無い方は「資格なし」と正直に書けば問題ありません。

むしろ資格がないことを気にして、失効している資格やビジネスの場にふさわしくない資格を記入してしまう方が問題であるため絶対にやめましょう。

Q-2.学校名・企業名が卒業・退職後に変わった場合、どうしたらいいですか?

会社名が変更された場合、履歴書には変更前・変更後の両方の社名がわかるように記載することをおすすめします。

その際、変更後の社名はカッコ書きで記載するのが一般的です。

【例】株式会社キャリアメディア(現・株式会社キャリアセオリー)入社

ただし、社名変更から時間が経過しており、新しい社名が広く認知されている場合は旧社名をカッコ書きとしてもいいでしょう。

【例】 株式会社キャリアセオリー(旧・株式会社キャリアメディア)入社

過去に在籍していた企業が社名変更している可能性もあるため、履歴書を書く際は念のため社名を調べておきましょう。

Q-3.職歴欄にアルバイトや派遣歴は書いた方がいいですか?

結論としては、書いた方がアピールになるなら積極的に書いた方がいいです。

アピールになるのは、長く続けている場合や、応募先企業で活かせるスキル・経験を得られるアルバイト・派遣就労をしていた場合などです。

逆に、短期間のアルバイト歴を細かく書くのは避けた方がいいでしょう。

Q-4.退職と退社のどちらの表記がいいでしょうか?

どちらでも問題はありませんが、「退職」がおすすめです。

というのも、「退社」には「仕事を辞める」以外に、「仕事を終えて会社を出る」という意味もあり紛らわしいからです。

Q-5.引越し予定がある場合、住所欄はどう書いたらいいでしょうか?

すでに引越し先が決まっている場合、現住所の欄には現在住んでいる住所を記入して、その下の連絡先や住所欄に「※X月X日に転居予定です」と添えた上で、転居先の住所を記載しましょう。

また、引越し予定があるものの、まだ転居先が決まっていない場合は、「内定をいただきましたら、通勤時間◯分以内の場所に転居予定です」と添えておくのがおすすめです。

Q-6.趣味・特技がない場合、空欄でも大丈夫ですか?

特になければ、「なし」と書けば問題ありませんし、選考通過率にも影響しません。

しかし、初対面の面接官にあなたのことを知ってもらうためにもできるだけ書くことをおすすめします。

まとめ

ここまで履歴書の書き方について解説しましたが、いかがでしたか?

履歴書に不備があると、それだけであなたの印象が悪くなり、選考で不利になる恐れがあります。

しかし、細かい書き方の決まりがあるものの、手順通りに書けばそんなに難しいものではありません。

本記事を参考にして、正しい履歴書を完成させてみてください。

あなたの転職活動がうまくいくことを心から願っています。