添え状・送付状の書き方完全ガイド!テンプレート付きで徹底解説

履歴書 添え状

「添え状の書き方が知りたい」
「テンプレートが欲しい」

添え状とは企業への挨拶を書面に託したものであり、履歴書・職務経歴書の内容と目的を伝える役割を果たします。

採用には影響しませんが、書類送付のマナーとして添え状は必要です。

添え状の書き方には決まりはありませんが、新卒・転職者に適したのフォーマットはあるため、それらにしたがって書きましょう。

この記事では、添え状の書き方・ポイントについて以下の順でご紹介します。

  1. 添え状とは、履歴書・職務経歴書の内容と目的を伝えるもの
  2. 添え状のテンプレート|転職者・新卒向けの例文
  3. 添え状の書き方【記載必須の8項目】
  4. 添え状はパソコンで書くのが一般的だが、手書きでもOK
  5. 【添え状・送付状】作成・送付時のチェックポイント
  6. 添え状・送付状のNG例

この記事を読めば、添え状の効果的な書き方が分かり、人事担当者に好印象を与えることができるでしょう。

1. 添え状とは、履歴書・職務経歴書の内容と目的を伝えるもの

添え状とは、履歴書・職務経歴書を郵送する際に、挨拶文を記載して同封するものです。

別名、送付状・カバーレターとも呼ばれています。

添え状は合否に全く関係しませんが、書類の内容と目的を伝えるという役割を果たしています。

そのため、書類送付のマナーとして、応募書類に同封する必要があるのです。

2. 添え状のテンプレート|転職者・新卒向けの例文

転職コンサルタントが自信をもっておすすめする添え状のテンプレートをご用意しました。

転職者・新卒のテンプレートに分けてありますので、ぜひダウンロードしてお使いください。

添え状を作成する際は、以下の8項目を押さえる必要があります。

なお新卒の方は、上記に加えて大学名・学部学科と、新卒採用へ応募する旨を記載します。

基本的に自己PRは必要ありませんが、書きたい場合はテンプレート通り、簡潔に収めましょう。

3. 添え状の書き方【記載必須の8項目】

テンプレートについての詳しい解説が欲しいという方もいるでしょう。

そこで、添え状の書き方について8項目に分けてご紹介します。

では、1つずつ解説していきます。

3-1. 書類を提出する日付

日付は記載日ではなく、書類の提出日を書きましょう。

提出日とは「ポスト投函日」になります。

また、西暦・和暦に関わらず、履歴書・職務経歴書と日付を合わせることも大切です。

3-2. 宛先

宛先は、「応募先企業名」「所属部署と採用担当者の名前」を記入します。

企業や部署宛であれば「御中」、担当者宛であれば「様」をつけましょう。

くれぐれも、相手がへりくだった立場の際に使う「宛」や「行」は書かないようにして下さい。

3-3. あなたの住所、名前・連絡先

あなたの住所や名前といった個人情報は、用紙の右上(日付の下)に記載します。

以下の順番で明記しましょう。

  • 郵便番号
  • 住所
  • 電話番号
  • メールアドレス
  • 名前

電話番号は連絡のつきやすいものを、多くの方は携帯電話の番号を記載されています。

3-4. 頭文(時候の挨拶)

添え状には、必ず「拝啓」という頭語を使いましょう。

また以下のように時候の挨拶を付け加えることで、より洗練された添え状を作成できます。

時候の挨拶時候の挨拶
1月新春の候/寒冷の候(1月半ば以降)7月盛夏の候/仲夏の候
2月立春の候/早春の候8月残暑の候/晩夏の候
3月春分の候/春陽の候9月新秋の候/初秋の候
4月春暖の候/陽春の候10月秋涼の候/秋晴の候
5月新緑の候/薫風の候11月晩秋の候/向寒の候
6月小夏の候/入梅の候12月初冬の候/寒冷の候

3-5. 応募の旨・ 簡潔な自己PR

中途採用の方は、頭文の次に「どこで求人の募集について知ったのか」を記載します。

募集している職種が複数ある場合、△△の中に営業・事務など、応募先の職種を明記しましょう。

なお、自己PRは基本的に不要です。

どうしても書いておきたいことがあるなら、多くても200文字に収めましょう。

3-6. 内容確認・面談機会のお願い

本文の最後に、内容を確認した上で、面談機会が欲しいことを明記します。

文章の結びとしては「ご査収のほど、宜しくお願い申し上げます」「何卒よろしくお願い申し上げます」といった一言で締めるのが一般的です。

3-7. 結語

結語は頭語とセットで使うため、難しく考えずに「敬具」と記せば問題ありません。

結語には様々なものがありますが、「謹白」だと畏まり過ぎた表現で「草々」だと軽すぎる表現です。

「敬具」の文字は、本文から2行ほど改行して右に寄せましょう。

3-8. 同封書類

添え状は書類を送るための文書なので、添え状を書く上で最も大事な内容がここです。

「記」と一文字記入した下に、箇条書きで同封書類の名称と枚数を記載します。

枚数に間違いがあると採用担当者が困ってしまうので、必ず正しい枚数を記載して下さい。

4. 添え状はパソコンで書くのが一般的だが、手書きでもOK

送え状は、A4縦サイズの紙1枚にパソコンで作成することが一般的ですが、手書きでも問題ありません。(参考:ハローワーク)

通常は横書きが、手書きの場合は縦書きもあり

手書きの場合は、縦書きで手紙文と同じ形式とする方法もあります。

その際は、以下の順番で記載しましょう。

添え状を縦書き(手書き)にする場合の記載順

  1. 頭語・時候の挨拶 
  2. 簡潔な自己PR
  3. 結語
  4. 送付年月日 (令和〇〇年〇月〇日)
  5. 氏名
  6. 宛先(〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様)

なお、自分の氏名は左下に、宛先は左上に配置します。

5.【添え状・送付状】作成・送付時のチェックポイント

添え状のサイズ、封筒に入れる順番について知りたい方もいるでしょう。

この章では、以下の順に添え状作成時のチェックポイントを解説します。

では、見ていきましょう。

5-1. 用紙は履歴書のサイズに合わせてA4かB5を1枚

添え状は、A4かB5の用紙1枚にまとめます。

履歴書とサイズを合わせることで、ばらつきが少なくなるため、企業が扱いやすくなるのです。

応募書類の用紙に指定がない場合は、送付状・履歴書ともにA4・B5のどちらでも構いません

5-2. 順番は添え状が一番最初

封筒に入れる際は、送付状を一番上にして、まとめてクリアファイルに入れます。

「応募書類の内容を伝える」役割を果たす添え状は、採用担当者が最初に目にする文書でなくてはならないのです。

実際に、以下の順番で送付しましょう。

出典:マイナビ転職

5-3. 履歴書を面接に持参する場合、添え状は不要

採用担当者に直接会い、応募書類を渡すシーンでは、添え状は必要ありません。

というのも、添え状は書類を封筒に入れて郵送する際のビジネスマナーだからです。

添え状はあくまで、応募書類の枚数を正しく伝えるための文書であることを留意してください。

6. 添え状・送付状のNG例

ここでは、添え状のNG例をご紹介します。

添え状を書く際は、以下のNG例通りにならないよう、注意してください。

6-1. 自己PR・志望動機を長々と書くことはNG

自己PR・志望動機を添え状に長々と書くことはおすすめしません。

というのも、書類選考は主に履歴書や職務経歴書で行われるため、過剰なPRだと逆効果になってしまうからです。(以下口コミ参照)

過剰なPRだと逆効果

口コミ・評判

採用担当者
添え状のPRはしっかり書かれているのに、肝心の履歴書や職務経歴書のPR・志望動機が、添え状に書いてあることと変わらない応募者にはガッカリしますね。

添え状のPRはしっかりしているにも関わらず、応募書類の内容が不十分では本末転倒です。

したがって、添え状の自己PRは原則記入せず、どうしても書きたい場合は2~3文以内に収め、履歴書や職務経歴書の自己PRの補足程度にしましょう。

6-2. 希望条件を書くことはNG

添え状に「17時までの勤務希望」「リモート勤務希望」といった条件を書いてはいけません。

なぜなら応募者の希望条件は、添え状の目的に沿った内容ではないからです。

目的意識が低い印象を持つ

口コミ・評判

名前 さん(20歳)
添え状は、必要書類に添えているもの。希望条件をする応募者は「目的意識が低い方なのか」と逆にマイナス印象を持ってしまいますね。

さらに、添え状に希望条件を記載すると「入社後も要求が多いのでは」懸念されてしまう可能性があります。

そのため希望条件は、履歴書の「本人希望欄」への記載にとどめると良いでしょう。

添え状に関するQ&A

添え状に関して、いくつか質問が寄せられています。

この章では、以下の質問にお答えします。

それでは、みていきましょう。

Q1. 退職届に添え状は必要ですか?

退職届を郵送する際は、添え状が必要です。

添え状は、退職願と同じサイズの用紙を用い、退職願の上に重ねて「一緒に3つ折り」にします。

実際に以下のテンプレートを参考にして、添え状を作成してください。

Q2. 入社承諾書に添え状は必要ですか?

入社承諾書にも添え状は必要です。

基本的に書き方は同じであり、入社承諾書の発送日を日付に書きます

ぜひ、以下の添え状テンプレートをダウンロードしてみてください。

さいごに

履歴書や職務経歴書に付ける添え状について、ポイントやノウハウをご紹介してきましたが、いかがでしたか?

当ページのテンプレートを参考に、簡潔でビジネスマナーを遵守した添え状を作成してみてください。

あなたが最高の転職をできることを陰ながら祈っております。