転職活動を始めようとして、「添え状・送付状」の書き方に悩んでいませんか？
履歴書や職務経歴書を送る時に必要な添え状・送付状には、書き方のマナーとコツがあります。これを守れずに「無駄な労力をかけてしまった…」「採用担当者の印象が下がってしまった…」と後悔する人は意外にも多いのです。
このページでは、転職コンサルタントとして、数多くの履歴書や職務経歴書を添削し、転職者を成功に導いてきた知見と経験をもとに、「本質的かつ必要十分な」添え状・送付状の書き方をご紹介します。
このページを読んで実践していただければ、細かい部分にも気が利き、マナーがある人だという好印象を与えることができるでしょう。
9月は、転職活動を開始するには最高のタイミングです。
なぜなら、下期の経営計画を支えるために、中途採用の求人数が増えるからです。
ただ、その分ライバルも増えるので、以下の簡単なステップで早めに転職を開始しましょう。
- このページを見ながら、複数の転職サイト（『マイナビ』『doda』など）に登録する
- それぞれの担当者から連絡が来たら、面談または電話で簡単に状況を伝えアドバイスをもらう
- 一番相性の良さそうな担当者だったところで、本格的にサポートを受ける
※登録後、転職エージェントからの連絡にしっかりと対応することがポイントです。そうすることで、優先的に良い求人を紹介してもらえる可能性が劇的に上がり、転職活動を円滑に進められるでしょう。
1. 「添え状」とは｜合否への影響を理解しよう
『履歴書・職務経歴書を企業に送付するように聞いたのですが、添え状とは何でしょうか？』
上記は、私が転職コンサルタントとして数々の面接対策を支援する中で、応募者から良く受ける相談です。
初めて転職活動をされる方にとって、「添え状」は聞き慣れない言葉だと思います。
下記2つの質問を読んで、添え状について理解を深めて下さい。
1-1. 添え状とはどんなものですか？必要ですか？
添え状は、履歴書・職務経歴書・エントリーシートを封筒に入れて、応募先の会社へ郵送するときに同封する書類です。
ビジネスマナーですので、応募書類を郵送する際には忘れずに同封するようにしましょう。
添え状は、「送付状」「カバーレター」とも呼びます。
このページでは「添え状」に統一してお話しします。
市販はされていませんので、本やネットのテンプレートを真似すれば良いですよ。
1-2. 合否に関係するのでしょうか？
ビジネスマナーと聞くと必要以上に気を使う方がいらっしゃいますが、添え状は文字通り「添えるもの」です。
書類選考は、履歴書・職務経歴書・エントリーシートで行われますので、添え状は合否に関係しません。
ご安心下さい。
実際に、添え状を入れずに書類を送ってしまう応募者も多く、「添え状を入れ忘れた！」としても、それが理由で不合格になる事はありませんよ。
ましてや、後から添え状だけ企業に郵送しても意味はありません。
2. 転職コンサルタントがおすすめする添え状テンプレート
この章では、添え状の書き方についてご説明します。
1章でお話しした通り、添え状は必要書類に添えるものですので、「簡潔さ」と「ビジネスマナーを守ること」が大事です。
その二つを満たす添え状をご紹介します。
2-0. 添え状テンプレートをダウンロード
転職コンサルタントが自信をもっておすすめする添え状のテンプレートをご用意しました。
ぜひダウンロードしてお使いください。
2-1. 日付
日付は記載日ではなく、書類の提出日を書きましょう。
提出日とは「ポスト投函日」になります。
履歴書・職務経歴書と日付を合わせます。
日付は西暦・和暦どちらでも構いませんが、私と接点のある採用担当者は、西暦を好む方が多い印象です。
2-2. 宛先
宛先は、「応募先企業名」「所属部署と採用担当者の名前」を記入します。
企業や部署宛であれば「御中」、担当者宛であれば「様」をつけましょう。
くれぐれも、相手がへりくだった立場の際に使う「宛」や「行」は書かないようにして下さいね。
2-3. 署名
「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」「名前」を記載します。
電話番号は連絡のつきやすいものを、多くの方は携帯電話の番号を記載されています。
上下関係を考え、企業の宛名の下に自分の連絡先を書いて下さい。
2-4. 頭語・結語
添え状には、必ず頭語・結語を使いましょう。
頭語・結語はセットで使いますので、難しく考えずに「拝啓」「敬具」と記せば問題ありません。
頭語・結語には様々なものがありますが、「謹啓」「謹白」だと畏まり過ぎた表現で、「前略」「草々」だと軽すぎる表現になります。
2-5. 前文の挨拶
頭語・結語と同様、ビジネスマナーとして前文の挨拶を入れましょう。
これも難しく考えずに「貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。」と記しましょう。
「時下」や「春暖の候」といった時候の挨拶を入れる方もいらっしゃいますが、ビジネス文書の添え状ですので、入れずとも問題ありません。
2-6. 文面
文面はテンプレートの通り、「応募書類送付の旨」「面談機会のお願い」「内容確認のお願い」を伝えましょう。
添え状は合否に関係しませんので、自己PRや志望動機を書く必要はありません。
2-7. 同封書類を記載
添え状は書類を送るための文書なので、添え状を書く上で最も大事な内容がここです。
「記」と一文字記入した下に、箇条書きで同封書類の名称と枚数を記載します。
枚数に間違いがあると採用担当者が困ってしまうので、必ず正しい枚数を記載して下さい。
3. 添え状に自己PRを書かない3つの理由
Webサイトには「少しでも印象をあげるために自己 PRを伝えましょう」と書いているページがありますが、これは間違いです。
仲の良い採用担当者が、「なぜ添え状に自己PRは必要ないか」丁寧に教えてくれましたので、ご紹介します。
3-1. 添え状はすぐ捨ててしまう
残念ながら1章でお話しした通り、書類選考は合否に関係無いばかりか、多くの採用担当者は受け取った後すぐに捨ててしまうようです。
それもそのはず、添え状はあくまでも履歴書・職務経歴書の枚数を確認するためのもの。
採用担当者の印象をUPさせようと思っても、その機会は無いようです。
3-2. 目的意識が低い印象を持つ
練りに練った自己PRや志望動機。
採用担当者に伝えたい想いは分かりますが、添え状に書くと「目的意識が低いのか」とマイナス印象になることもあるようです。
添え状の目的に沿った内容を書くように心がけましょう。
3-3. 過剰なPRだと逆効果
書類選考は、履歴書や職務経歴書で行われます。
添え状のPRはしっかりしているのに、応募書類の内容が不十分では本末転倒。
皆さんの労力は、応募書類のブラッシュアップに使いましょうね。
4. より良い添え状を書くポイント3選
最後の章では、より良い添え状を書くためのポイントをご説明します。
4-1. 簡潔かつマナーの守られた文書を
何度もご説明していますが、添え状は応募書類に添えるもの。
中身を推敲していい文書を書くのではなく、簡潔かつビジネスマンーの守られた文書を作成するように心がけましょう。
4-2. 手書きはNG 必ずPCで書こう
自己PRと同様、「採用担当者の印象UP」を目的に添え状を「手書き」で書くことをおすすめするWebサイトを見かけますが、これも間違いです。
添え状の作成に時間をかけ過ぎることは、ビジネスパーソンとして優先順位を置けていないとマイナス評価になってしまいます。
このことは、職務経歴書でも同様の事が言えます。
「職務経歴書は手書きかPCか？正しい判断基準と書き方のコツ」にPCで書くメリットを整理しましたので、参考にして下さいね。
4-3. 応募書類手持ちの際は不要
添え状は、応募書類の枚数を正しく伝えるための文書ですので、書類を封筒に入れて郵送する場合に必要なビジネスマナーです。
採用担当者に直接会い、応募書類を渡すシーンでは必要ありません。
わざわざ「すぐに捨てる書類」を渡す事になりますので、注意して下さい。
5. 転職の書類添削に強い転職エージェント
職務経歴書や履歴書でお困りの方は、転職エージェントに聞くのが手っ取り早くおすすめです。
転職エージェントの中でも職務経歴書の添削に強いおすすめの転職エージェントは、以下の２つです。
- パソナキャリア｜サポートに定評あり
http://pasonacareer.jp/ - JACリクルートメント｜年収600万円以上向け
http://jac-recruitment.jp/
総合的におすすめなのは『パソナキャリア』
『パソナキャリア』は、求人件数はリクルートやdodaといった大手には届かないものの、手厚いサポート・フォローには定評があり、初めての転職に不安がある方には特におすすめです。
パソナの社風自体が「利益よりも社会貢献」を重要視しているため、それが社員にも浸透し、利益追求のための紹介ではなく、親身な転職者サポートを実現しているのかもしれません。
パソナキャリア公式サイト：
http://pasonacareer.jp/
自分のキャリアに自信のある人は『JACリクルートメント』
『JACリクルートメント』は、発祥がイギリスの外資発の日系転職エージェントで、グローバルのハイキャリア案件に強いという背景があり、基本的にキャリアに自信のある人向けのサービスです。
案件としては、外資系の高年収・ハイキャリア案件が多いので、自分のさらなるレベルアップを目指そうという人にも最適です。
前述の通り、単価が高く転職エージェントの成功報酬も大きいため、コンサルタントも1人1人に対して職務経歴書の添削など手厚くサポートをしてくれます。
外資に強いので、英語の職務経歴書などの対策も万全です。
JACリクルートメント公式サイト：
http://jac-recruitment.jp/
※転職エージェントを利用する際の注意点
転職エージェントは完全無料で使えますが、あなたが内定・転職すると企業側から多額の報酬（提示年収の30%前後）を受け取っていますので、言葉巧みに転職へ誘導してきます。
彼らの営業トークにのせられて焦って転職先を決めてしまうことだけは避けてください。
『リクルートエージェント』のような大手エージェントは本気で転職を検討していればおすすめですが、担当のノルマも厳しいため注意しないと営業トークにのせられます。
転職検討段階やまだまだ悩んでいるという方は、商売っ気が少なく親身に相談にのってくれる『マイナビエージェント』『パソナキャリア』『doda』のような中堅エージェントがおすすめです。
6. さいごに
履歴書や職務経歴書に付ける添え状について、ポイントやノウハウをご紹介してきましたが、いかがでしたか？
何度もお伝えしますが、添え状は「書類合否に関係ない」ことを念頭に置いて下さい。
「簡潔で」「ビジネスマナーの守られた」添え状を書くために、当ページのテンプレートを活用して下さいね！
また、履歴書や職務経歴書等の転職書類に不安を感じられる方は、転職エージェントをご活用ください。
- パソナキャリア｜サポートに定評あり
http://pasonacareer.jp/ - JACリクルートメント｜年収600万円以上向け
http://jac-recruitment.jp/
転職活動中はとなりの芝は青く見えるものですから、注意しながら次の可能性を探して下さい。
あなたが最高の転職をできることを陰ながら祈っております。
