【見本付き】職務経歴書の書き方に関する全知識|通過率を上げるコツや注意点も解説

  • 「職務経歴書の正しい書き方が知りたい!」
  • 「うまく書くコツはなんだろう?」

と考えていませんか?

職務経歴書は、あなたの経験や知識、仕事の実績を採用担当者に正しく伝えるために書くものです。

そのため、職務経歴書の内容に問題があると、それだけで「あまり活躍してもらえなさそう…」と思われて、選考通過率を下げてしまう恐れがあります。

そこで、本記事では、転職のプロとして書類添削を長く続けてきた私が、正しい職務経歴書の書き方や通過率を高めるためのコツについて漏れなく解説していきます。

  1. 職務経歴書の目的は自分の知識や経験、実績を伝えること
  2. 職務経歴書を書くための事前準備
  3. 【見本付き】職務経歴書の各項目の書き方
  4. 採用担当者に好印象を与える職務経歴書を書くためのコツ
  5. 職務経歴書を提出するときの注意点
  6. 【FAQ】職務経歴書の書き方に関してよくある質問

全て読めば、正しい職務経歴書の書き方がわかり、転職活動を有利に進めることができるようになるでしょう。

1.職務経歴書の目的は自分の知識や経験、実績を伝えること

職務経歴書とはあなたの知識や経験、実績を採用担当者に伝えるためのものです。

あなたが即戦力として働けることを証明するための資料と言い換えることもできます。

そのため、職務経歴書にあなたの強みやスキルが端的にまとまっているかどうかは選考通過率に直結するのです。

【補足】職務経歴書と履歴書の違い

職務経歴書と履歴書は全く目的が異なります。

履歴書はあなたのプロフィールを確認するためのもので、学歴や職歴、現住所、保有する資格などの項目があります。

一方、職務経歴書は、あなたが募集しているポジションで活躍できるかどうか確認するためのものです。

そのため、職務経験やそこで残した成果などを細かく記載する必要があります。

また、履歴書とは異なり決まった型がないため、あなた自身の成果をアピールするための体裁の工夫が可能です。

次章では適切な職務経歴書を書くために事前に準備すべき項目について解説します。

2.職務経歴書を書くための事前準備

面接官に評価される職務経歴書を書くために、事前に確認すべき点があります。

本章では、それらについて解説するので、内容を確認した上で職務経歴書を書き始めてみてください。

順に解説します。

2-1.応募先企業の求める人物像の確認をする

まずはじめに応募先企業が求めている人物像の確認をしましょう。

企業の求人票を確認することで、どういった経験やスキルを保有した人を欲しているのかが予測できます。

また、転職エージェントを活用している方は、担当のエージェントに聞いてみるのもおすすめです。

それらの情報から逆算して、自分のどのような経験が採用担当者に評価されそうか考えてみてください。

2-2.キャリアの棚卸しをする

次にキャリアの棚卸しをしましょう。

キャリアの棚卸しとは、あなたのこれまでのポジションや具体的な仕事内容を時系列に沿って洗い出すことです。

具体的に洗い出すことで、あなたの強みや成果が明確になります。

そのため、いつ誰とどのような仕事をしたのか、自分はどんな工夫をしたのか、その仕事を通じてどのようなスキルを身につけたかなどを、大小に関わらず洗い出しましょう。

2-3.応募先企業との接点を探す

最後に応募先企業との接点を探しましょう。

というのも、あなたの保有するスキルや経験が応募先企業のどこで活かせるかを明確にする必要があるからです。

2-1で確認した「企業の求める人物像」と2-2で洗い出した「あなたのこれまでのキャリア」の接点を探せば問題ありません。

その接点となる経験やスキルが、採用担当者の興味をひくことができるあなたの自己PRになります。

次章では、見本付きで職務経歴書の書き方を解説します。

3.【見本付き】職務経歴書の各項目の書き方

本章では職務経歴書の見本と合わせて各項目の書き方を解説します。

以下のリンクからキャリアセオリー編集部で作成した職務経歴書のテンプレートをダウンロードできます。

ぜひダウンロードして、読み進めながら作成してみてください。

基本的には編年体式を使えば問題ありませんが、キャリア式の方が自己PRしやすいというケースもあります。

4章で違いを解説しているので、ぜひご確認ください。

タイトル・氏名・日付

職務経歴書の最上部にタイトル・氏名・日付を記入します。

タイトルは中央揃えで、 氏名・日付は右揃えで書きます。

なお、日付はメールなら送信日、郵送なら投函日、手渡しなら面接の日にすることで、最新のデータであることを伝えられます。

職務要約

職務要約は、職務経歴書の初めに必ず書く文章で、職務経歴書の要点を記載します。

忙しい採用担当者が職務要約を見る時間は「1枚5秒」程度だと言われており、短い文章で確実に伝わる自己PRする事が大切です

短い文章で自己PRできる職務要約を書くポイントは、以下の3点です。

  • 客観的な事実を伝える事
  • 具体的な数字や成績を入れる事
  • 文字数は200~300文字程度でまとめる事

職務要約の書き方を詳しく知りたい応募者の方は、「“5秒で伝わる”職務要約の正しい書き方と職業別5つの事例」を参考にしてみてください。

勤務先企業

勤務先企業には、過去に勤めていた会社や現在勤めている会社の基本情報を記載します。

面接官にどのような企業なのかイメージしてもらうために、以下の情報を箇条書きで簡潔に伝えましょう。

  • 企業名
  • 資本金
  • 従業員数
  • 売上高
  • 事業内容(業界内での立ち位置・シェア等もわかれば記載)
  • 上場・非上場(非上場の場合は明記しなくても良い)
  • 就業時の雇用形態
  • 在籍期間

なお、各企業のホームページに記載されているような公開情報で問題ありません。

職務経歴

職務経歴の欄には以下の情報を入れましょう。

  • 職務に携わった期間
  • 所属部署やそこでの役割
  • 具体的な業務内容
  • 実績
  • 受賞歴

できる限り具体的でかつ定量的に記載することで、 面接官にあなたの実績を分かりやすくアピールすることができます。

また、職務経歴書はあなたの年表ではないため、時系列に沿って全て記載する必要はありません。

アピールになる業務内容は強調して、それ以外のポイントは省略することをおすすめします。

業務での工夫・自己PR

自己PRは、職務経歴書の中でも重要な項目で、あなたの強みを採用担当者に印象付けるための文章です。

強みや成果が整理され、分かりやすい言葉で伝えられる必要があります。

採用担当者に好印象な自己PRを書く際のコツは、以下の流れで書くことです。

  1. 「仕事内容」
  2. 「結果」
  3. 「得た強み」
  4. 「応募先企業に貢献できること」

実際の例を紹介します。

【良い例】
入社以来○年間、大手顧客を中心とした営業職に従事してきました。
営業場面で拘っている事は、単なる状況ヒアリングに留まらず、顧客の戦略や事業の仮説をぶつける事です。
顧客の潜在ニーズを聞き出す事で、深い顧客理解をベースとしたソリューション営業を心掛けてきました。(仕事内容)
結果、多くの顧客から「○○さんが一番うちの事を知っている。〇〇さんにお願いしたい。」と指名を頂くようになりました。
入社以来、継続的に売上を20%アップさせる事ができ、昨年度は営業全体のMVPを頂く事ができました。(結果)
この経験から得た「顧客の潜在ニーズを聞き出す」「顧客の課題解決を行うスタンス」が私の強みです。(得た強み)
私の強みを活かし、より深くグローバルな分野で活躍したく、貴社の海外営業職として顧客に貢献し、成長していきたいと考えています。(貢献できること)

自己PRの書き方を詳しく知りたい方は、【職務経歴書】自己PRの正しい書き方を転職のプロが解説、または「グッドポイント診断」で自己分析・職務経歴書の質を上げる6ステップをご参考ください。

資格・免許

仕事に活かせる資格や免許があれば、取得年月と等級を記載しましょう。

また、勘違いしている方がいますが、「資格が多いほど評価されやすい」「資格がないとマイナスに評価される」ということはありません。

そのため、ビジネスの場にふさわしくない資格を書いたり、取得予定のものを取得しているていで書いたりするのは絶対にやめましょう。

なお、運転免許は、ドライバーやルート営業など仕事で必要な場合は書くべきですが、そうでなければ省略して問題ありません。

活かせる知識・スキル

余白が足りない場合は自己PRと一緒にされることもありますが、応募先企業へのPRになるため、作成することをおすすめします。

若手で強くアピールできる強みがないという方は、「協調性」や「責任感」といったヒューマンスキルで問題ありませんが、特筆すべきスキルがある方は具体的に3つ程度書きましょう。

この時、企業が欲している人物像を考えた上で取捨選択すると、選考通過率をグッと高めることができるでしょう。

志望動機

志望動機を書く際は、以下の流れで文章を作成しましょう。

  • STEP1.応募先の企業・業界に惹かれている理由
  • STEP2.ポジションや仕事内容に惹かれている理由
  • STEP3.応募先企業に貢献できる根拠

実際に、医療サービスを提供する企業の営業職に転職するという設定で、見本を作成したので、参考にしてみてください。

【Good例】

医療業界向けの業務効率化ツールを提供している貴社でなら、「医療現場の長時間労働を解消したい」という私の夢を実現できると考え、志望いたしました。

私の母は医療従事者ですが、長時間労働が原因で体調を崩したことがあります。

これをきっかけに、医療現場における長時間労働という課題を、業務の効率化によって解決したいと考えるようになりました。(STEP1)

現職ではメーカー向けの法人営業を3年間経験しました。

営業はサービスを顧客の元へ届ける役割を担っており、個々の課題に寄り添った提案を行えることにやりがいを感じてきました。

一方で、サービスの開発も非常に重要だと感じています。

貴社では営業職の裁量が大きく、営業から開発部への提案が活発にできる点も魅力だと感じております。(STEP2)

医療業界は未経験ですが、現職の法人営業で培った傾聴力や提案力を活かし、貴社の営業職として貢献できると考えております。(STEP3)

【要注意】書かない方がいいこと

転職理由や退職理由、趣味や特技、学生時代のアルバイト・ボランティア経験などは職務経歴書に書く必要はありません。

というのも、職務経歴書はあなたが即戦力として何ができるのかを伝えるための書類であり、仕事に関係のないことを書く必要はないからです

むしろ求められてもいないのに書いてしまうと、余計な情報が増えて、あなたの強みが伝わりにくくなる恐れがあります。

次章では、好印象を与える職務経歴書を書くためのコツについて解説します。

4.採用担当者に好印象を与える職務経歴書を書くためのコツ

本章では、採用担当者に好印象を与えることができる職務経歴書を書くためのコツについて解説します。

採用担当者は全ての応募者の職務経歴書を丁寧に読む時間がありません。

そのため、少しでも目に止まる職務経歴書を作成することが、選考通過率を高めるためのポイントになります。

順に解説します。

4-1.手書きではなくPCで作成する

Web上にある記事では、「手書きの方が熱意が伝わる」といったことが書かれているケースがありますが、職務経歴書は必ずPCで書きましょう。

なぜならば、ビジネス文書である職務経歴書は、転職エージェントや人事部、現場の上司などが見るからです。

資料の共有は、メールやwebを通じて行われるため、手書きの職務経歴書が送られてくると、受け取った人がわざわざPDF化しなければなりません。

短い時間で共有でき、web上での管理も簡単なため、PCで作成しましょう。

4-2.A4サイズ2枚で適切な分量を心がける

職務経歴書「1枚」「3枚」はNG

職務経歴書はA4サイズ2枚で作成しましょう。

1枚だと、職務経歴だけでページがいっぱいになってしまい、自己PRや志望動機などのアピールができません。

また、3枚以上だと印刷や保管が面倒になるため企業に迷惑がかかる可能性があります。

2枚であれば、両面印刷や2in1印刷で、紙の節約にも繋がり、コンパクトにあなたの強みを伝えることができるため、A4サイズ2枚で作成しましょう。

4-3.採用担当者が読みやすい文章を心がける

採用担当者が読みやすい文章にするために以下のポイントに気をつけましょう。

順に解説します。

具体的かつ客観的にわかりやすく書く

業務内容やあなたの実績などをできるだけ具体的かつ客観的に書くようにしましょう。

【悪い例】

  • 営業成績でトップクラスを維持
  • チームのリーダーとして、売上アップに貢献

【良い例】

  • 在籍していた3年間、常に営業成績では上位10%を維持
  • 部下5人をマネジメントして、チーム売上を前年比120%のハイ達成

専門用語を使いすぎない

専門用語や自社特有の言葉を使用するのは避けましょう。

というのも、採用担当者は、応募者のキャリアや募集ポジションに必ずしも詳しいとは限らないからです。

あなたにとって当たり前に理解できる言葉だったとしても、採用担当者には正しく理解されず、誤った評価をされる恐れがあります。

また、「専門用語ばかり使って相手を配慮したコミュニケーションがとれない求職者」というネガティブな印象を持たれる可能性もあるでしょう。

体裁にもこだわる

フォントや文字サイズ、余白や改行などにこだわりましょう。

作成する際は以下のポイントに気をつけてみてください。

  • 必要に応じて、箇条書きや表を使って見やすくしているか
  • 余白や改行は見やすいように工夫されているか
  • 文字サイズやフォントは統一されているか
  • 半角数字と全角数字が混ざっていないか
  • 一つの文章が長すぎないか
  • 誤字脱字がないか

4-4.自分にあったフォーマット(編年体式・キャリア式等)を選ぶ

職務経歴書には編年体式・逆編年体式・キャリア式の3つのフォーマットがあります。

特にこだわりがなければ編年体式で問題ありませんが、それぞれに違いがあるので、以下の表を参考にして自分に適したフォーマットを見つけてみてください。

特徴適している人
編年体式時系列にそって古い経歴から書いていく。
  • 社会人経験が浅い方
  • 異動や転職回数が少ない方
逆編年体式編年体式とは逆で、直近の職務経験から順に書いていく。
  • 直近のキャリアをアピールしたい方
  • 転職回数が多い方
キャリア式時系列を無視して、職務内容や分野ごとに書いていく。
  • 保有するスキルや特定の分野の経験をアピールしたい方

採用担当者に伝えたい自分の強みや経験が、最も効果的の伝わるフォーマットはどれか考えてみてください。

キャリアについての悩みはプロに相談もおすすめ

「職務経歴書の書き方」や「これまで・これからのキャリア」について悩んでいる方は、キャリアコンサルタントへの相談サービスの利用もおすすめです。

kakedas | キャリア・職場の悩み相談ができるサービス

kakedas』は、職場の人間関係からキャリアプランまで、仕事に関する悩みをコンサルタント(ビジネスキャリアの専門家)に無料で相談できるサービスです。

相談は「転職しようと思ってるけど、職務経歴書に書けるような実績がない…」など漠然とした内容でも構いません。

また転職を前提としたエージェントサービスと異なり、kakedasは転職するつもりがなくても気軽に利用できます。

「気軽に相談できる人が身近に居ない」「キャリアのプロに相談したい」という方におすすめです。

5.職務経歴書を提出するときの注意点

職務経歴書が完成したら、あとは提出するだけです。

提出方法にも決まりがあるため、本章を参考にして間違えないようにしてください。

順に解説します。

5-1.メールで送付する場合

メールを使って職務経歴書を提出する際は以下のポイントに気をつけましょう。

  • 件名や本文は簡潔に内容が伝わるものにする
  • ファイル形式は 指定がなければ PDF
  • 連絡はできるだけ早く取る(遅くとも24時間以内に返信)

以下で例文を紹介するので参考にしてみてください。

【1通目】

件名:応募書類ご提出の件_職務経歴書添付_◯◯◯◯(自分の名前)

本文:

株式会社◯◯
人事本部 採用部 御中

お世話になっております。◯◯◯◯(自分の名前)です。

先日ご依頼いただいた職務経歴書を送付いたします。

ご多用中、恐縮ですが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。

———————
◯◯◯◯
〒XXX‐XXXX
東京都 文京区 △△ XXX-XXXX
電話:090-xxxx-xxxx
メールアドレス:xxxx@xxxx.com
———————-

なお、履歴書にパスワードをかけて、パスワードを別のメールで送る「PPAP」というやり方がありますが、セキュリティ強化の効果がほとんどないことが指摘されています。

効果がないにもかかわらず、手間が増えるため、企業によってはパスワードを別のメールで送ると、印象が悪くなる恐れがあります。

5-2.選考で手渡しする場合

手渡しする場合、持ち運んでいるうちに折れたりしないように、クリアファイルに挟んだ上で封筒に入れておきましょう。

持参する場合は封筒に宛名は不要ですが、受付で提出する可能性もあるため、裏面にあなたの氏名・住所だけ書いておくと安心です。

面接時に提出を求められたら、封筒から出して渡しましょう。

5-3.郵送する場合

職務経歴書を郵送して提出する際は以下のポイントに気をつけましょう。

  • 住所や社名は略さずに正確に記入
  • 封筒の表側左下に応募書類在中と記載
  • 封筒の裏面に自分の住所氏名を記入
  • 宛名には御中か様をつける
  • 書類が折れないようにクリアファイルに入れて定形外封筒を使用
  • 書留で送付するのは企業の負担になるため避ける
  • 連絡手段があれば送付したことを報告
  • 面接で手渡しするときも封筒クリアファイルを使用
  • 添え状を作り一番上にして重ねて入れる

御中と様の使い分け

「様」は個人に対する敬称ですが、「御中」は企業や部署などの組織に対して使う敬称です。

そのため、以下のように使い分けます。

【様】

  • 株式会社◯◯ 山田 太郎 様
  • 株式会社〇〇 人事部 山田 太郎 様

【御中】

  • 株式会社〇〇 人事部 御中
  • 株式会社〇〇 人事本部 中途採用部 御中

併用はNGのため、「株式会社◯◯ 人事部御中 山田太郎様」とするのは誤りです。

なお、宛名が「採用担当」のような組織なのか個人なのか判断しにくい場合は、「採用ご担当者様」か「採用担当御中」とすれば問題ありません。

添え状の作成方法

添え状とは相手に対する挨拶の代わりに同封するものですが、中身にどのような書類が入っているのか伝える役割もあります。

上の画像を参考にして作成してみてください。

なお、提出する際には、以下の順番でまとめてクリアファイルに入れて郵送しましょう。

  • ①添え状
  • ②履歴書
  • ③職務経歴書
  • ④その他必要書類

添え状の書き方については以下の記事もご確認ください。
添え状・送付状の書き方完全ガイド!テンプレート付きで徹底解説

6.【FAQ】職務経歴書の書き方に関してよくある質問

本章では、職務経歴書の書き方に関してよくある質問をまとめました。

順に解説します。

Q-1.アルバイトやパートでも職務経歴書は必要になりますか?

応募先から求められなければ、必要ありませんし、求められることもほとんどありません。

しかし、履歴書の自己PR欄や職歴欄では書ききれないようなアピールポイントがある場合、自分の判断で職務経歴書を作成してもいいかもしれません。

Q-2.フリーター期間のアルバイト経験は書いた方がいいですか?

3ヶ月以上のアルバイト経験がある場合、書いた方がいいでしょう。

というのも、3ヶ月以上のアルバイト期間を書かないと「離職期間が長い」というネガティブな印象を持たれる可能性があるからです。

1~2ヶ月程度の短期間であれば、問題視されることはないため、書かなくても大丈夫です。

Q-3.派遣期間の勤務経験はどのように書いたらいいですか?

いくつか注意点があるので、以下の画像を確認の上作成してみてください。

「入社」や「退社」ではなく「就業」「派遣期間満了」と書く点に気をつけてください。

また、雇用形態が派遣だったことや勤務時間、派遣先と派遣元を書きましょう。

ただし、契約内容で派遣先企業名を公表できない場合は明記することは避けましょう。

残念ながら、派遣社員は、「正社員と比べてスキルがしっかり身についていないのではないか?」「即戦力として働けるのか?」と疑問に思われることが少なくありません。

これまでの仕事内容や実績、それらの経験から培ったあなたのスキルや強みが十分に伝わるように作成してみてください。

Q-4.転職回数が多い場合の注意点はありますか?

以下のポイントに注意して職務経歴書を作成してみてください。

  • キャリアが一貫していることを伝える
  • 転職によってスキルアップした点を伝える
  • 在籍した会社での実績と、その経験から身につけたスキルを伝える

特に一つ目が大切で、例えば、あなたが営業職・アパレルスタッフ・百貨店スタッフを経験していたとします。

一見、共通点が無いように感じるかもしれませんが、「売上目標が明確な仕事が好き」「顧客が近い仕事が好き」といった共通点があるでしょう。

この例に限らず、自分自身のキャリアを振り返ると何らかの共通点が見つかるはずです。

キャリアの一貫性を伝えられれば、「考えなしにすぐに転職している求職者」というネガティブな印象を払拭することができます。

まとめ

ここまで職務経歴書の書き方について解説してきましたが、いかがでしたか?

職務経歴書は、あなたの経験や知識、仕事の実績を採用担当者に正しく伝えるために書くものです。

そのため、内容次第で選考通過率が大きく変わってしまいます。

本記事を参考にして、採用担当者に好印象を持ってもらえる職務経歴書を完成させてみてください。

あなたの転職活動がうまくいくことを心から願っています。