転職活動中のメールの返信に困っていませんか。または、返信の際に心がけることがわからず、頭を抱えていないでしょうか。
メールは選考に含まれていないとはいえ、書き方にはどうしても人となりが表れるもの。書き方や送り方によっては、評価を下げてしまうこともありますが、逆に評価を上げることも可能です。
このページでは、人事の評価を上げるためのメール返信のテンプレと、送信時の注意点について、以下の流れに沿ってご紹介します。
最後まで読めば、テンプレを使うだけで、メールで人事の評価を上げるポイントがつかめるはずです。
返信に迷った時は、ぜひ紹介しているテンプレをお使いください。
転職や退職の方法に関する悩みは、それぞれの分野のプロフェッショナルに頼るのも有用です。
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1. メールを送る前に確認すべき6つの注意点
メールを送る前に確認すべき6つの注意点を紹介します。
1-1. 署名
署名に必ず記載すべき内容は、以下4点です。
- 名前
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
署名に現職の会社名や部署名を入れる必要はありません。また、基本的なことですが、会社のメールアドレスを使ったり、会社のメールアドレスを署名に記載するのもやめましょう。
万一現職の上司などに見つかった場合、あなたの心象が悪くなる可能性があります。また受け取る会社側からも「常識のない人だな」と思われてしまいます。
1-2. 返信までの時間
返信は24時間以内に返すのが、一般的なマナーです。24時間以降の返信には、「返信が遅くなり、大変失礼いたしました」など、冒頭に一言添えておくほうが、心象が良くなります。
とはいえ、内容によっては、すぐに返答ができない場合もあるでしょう。その際は、「○月△日に、改めてメール差し上げます」と、返答できる日を記載しておきましょう。メールを確認していることが相手に伝わるだけでなく、いつまでに連絡がもらえるかがわかるので、その後の予定を立てやすくなります。
ただ、メールはできるだけ早く対応するのがおすすめです。特に面接の日程を問うメールなどは、早く返信を返したほうが、希望が通りやすくなります。
また、人事側に「レスポンスの早い人だ」という印象を与えることができるので、気づいた時に返信するのが良いでしょう。
1-3. 送信時間
電話と異なり、メールには基本的に、常識外となる送信時間はありません。
ただ、人によっては深夜送信のメールは心象が悪くなる可能性があるので、気になるのであれば、送信予約などを使って、7時や8時頃に送るのがよいでしょう。
1-4. 件名
件名によっては、迷惑メールと間違われたり、内容は急ぎなのに、件名で後回しにされてしまったりすることもあります。以下のポイントに注意して作成しましょう。
内容は的確かつシンプルに
件名は、誰が見てもひと目で内容が分かるような、的確かつシンプルなものにしましょう。
面接日程について
質問回答の御礼
提出書類について
表示されないほど長いものや、開いてみないと内容がわからないものは、迷惑メールと間違われる可能性があるので避けましょう。
避けたい件名例
お世話になっております
先日はありがとうございました。その際の質問について
名前を入れる
件名の最後に名前を入れておきましょう。誰からのメールなのかがひと目でわかるので、受け取る側もチェックしやすくなります。
面接日程について（山田）
「Re:」は1〜2個残す
「Re:」は返信メールであることがすぐにわかるので、残したまま返信しましょう。
ただし、「Re:」が何個も連なっている場合は、肝心の件名内容が見えなくなってしまうので、1〜2個を残し、他のものは削除しましょう。
1-5. 返信内容
簡潔でわかりやすい内容を心がけましょう。
また、一文が長くなりすぎると、結論がわかりにくくなってしまうので、できるだけ短文で作成することも大切です。長くなる場合は、句読点や改行を用いて、読みやすい文章になるように心がけましょう。
1-6. 返信の必要性
「返信不要」と書かれたメール以外は、基本的には返信するよう心がけましょう。メールを確認したというアピールにもなりますし、丁寧な印象を相手に与えることができます。
2. 場面ごとに使える返信テンプレート9選
ここからは、コピーするだけで使える、返信内容に応じたテンプレートをご紹介します。
必要なところだけ変更してお使いください。
- 2-1. 面接日に問題がない場合
- 2-2. 面接日程を指定する場合
- 2-3. 面接日程を調整してほしい場合
- 2-4. 面接日当日に伺うことができなくなった場合
- 2-5. 選考に必要な書類を求められた場合
- 2-6. 質問に返答いただいた場合
- 2-7. 内定受諾を連絡する場合
- 2-8. 内定の返答を保留する場合
- 2-9. 内定を辞退する場合
2-1. 面接日に問題がない場合
件名：Re:面接日程について（■■あなたの名前■■）
株式会社○○ 人事部 △△様
いつもお世話になっております。■■あなたの名前■■と申します。
この度は面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございます。
ご連絡いただきました、下記日程にお伺いします。日時：2月3日 15:00〜
場所：○○本社ビル貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願いたします。
返信のポイント
確認のために、いただいた日時を再度記載しておきましょう。引用するのも効果的です。
2-2. 面接日程を指定する場合
件名：Re:面接日程変更のお願い（■あなたの名前■）
株式会社○○ 人事部 △△様
いつもお世話になっております。■■あなたの名前■■と申します。
この度は面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございます。面接日時について、下記にて伺わせていただければ幸いです。
2月3日(水) 11:00〜17:00
2月4日(木) 13:00〜17:00
2月5日(金) 11:00〜18:00上記にて難しい場合は、柔軟に対応いたします。
お手数をお掛けいたしますが、ご検討のほど、どうぞよろしくお願いたします。
返信のポイント
予定は3つ程度出すのがよいでしょう。送信時は、日にちと曜日が合っているかも、合わせて確認しておきましょう。
2-3. 面接日程を調整してほしい場合
件名：Re:面接日程調整のお願い（■■あなたの名前■■）
株式会社○○ 人事部 △△様
いつもお世話になっております。■■あなたの名前■■と申します。
この度は面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございます。ぜひ面接に進ませていただければと思います。
ただ、大変申し訳ございませんが、いただいた日程は別件が入ってしまっているため、どうしてもお伺いすることができません。大変お手数なのですが、下記日程にて、再度面接日を設定していただくことは可能でしょうか？
2月3日(水) 11:00〜17:00
2月4日(木) 13:00〜17:00
2月5日(金) 11:00〜18:00こちらの都合で誠に恐縮ではございますが、ご検討のほど、どうぞよろしくお願いたします。
返信のポイント
面接を受けたいという気持ちを表した上で、指定の日程では難しいことを伝え、新たな日程を提示しましょう。
2-4. 面接日当日に伺うことができなくなった場合
件名：Re:本日の面接日程調整のお願い（■■あなたの名前■■）
株式会社○○ 人事部 △△様
いつもお世話になっております。■■あなたの名前■■と申します。
本日面接のお時間をいただいておりました■■あなたの名前■■と申します。本日16時から、面接のお時間を頂戴しておりましたが、
会議が長引いてしまい、定刻にお伺いすることができなくなってしまいました。ご多忙のところ、△△様には大変申し訳ございませんが、
面接日時を再設定していただくことは可能でしょうか。こちらの都合で誠に恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
返信のポイント
当日の日程変更は、人事部の心象を悪くする要因の一つです。明確な理由を伝えた上で、電話とともにメールをお送りしたほうが丁寧かつ、情報の見逃し防止につながります。
2-5. 選考に必要な書類を求められた場合
件名：Re:面接資料を送付いたします（■■あなたの名前■■）
株式会社○○ 人事部 △△様
いつもお世話になっております。■■あなたの名前■■と申します。
先日ご依頼いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
ご多忙のところお手数をおかけいたしますが、ご査収のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
返信のポイント
資料を添付する際は、添付した資料名を必ず記載しましょう。記載することで、相手に添付されている資料の内容がひと目で分かります。
また万一添付漏れがあった場合、相手が気づいて指摘してくれるので、提出漏れを防ぐこともできます。
2-6. 質問に返答いただいた場合
件名：Re:ご回答の御礼（■■あなたの名前■■）
株式会社○○ 人事部 △△様
いつもお世話になっております。■■あなたの名前■■と申します。
質問のご回答、誠にありがとうございます。
いただいた内容にて承りました。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
返信のポイント
質問メールはこちらが先に投げかけたものですので、必ず返信するよう心がけましょう。内容は簡潔で構いません。
2-7. 内定受諾を連絡する場合
件名：Re:選考結果について（■■あなたの名前■■）
株式会社○○ 人事部 △△様
いつもお世話になっております。■■あなたの名前■■と申します。
内定のご連絡、誠にありがとうございます。
ぜひ貴社にて働かせていただければと思います。
一日も早く戦力として活躍できるよう尽力いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。つきましては、今後のスケジュールや必要書類について、相談させていただけますと幸いです。
皆様と一緒に働けることを楽しみにしております。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
返信のポイント
内定をいただけたことに関する感謝と、受諾の旨を伝えるとともに、今後の抱負についても一言添えておくと、より丁寧な印象を与えられます。
また、入社日や必要資料など、確認したいことがある場合は、その旨を一言添えておきましょう。
2-8. 内定の返答を保留する場合
件名：Re:選考結果について（■■あなたの名前■■）
株式会社○○ 人事部 △△様
いつもお世話になっております。■■あなたの名前■■と申します。
内定のご連絡をいただき、大変嬉しく思っております。ただ、大変申し訳ないのですが、返答についてはしばらく猶予をいただけないでしょうか。
他社の面接が進行中のため、そちらの話も聞いてみてから判断したいと考えております。もちろん貴社に対して、大きな魅力と可能性を感じておりますが、今後を左右する決定ですので、貴社に失礼のないよう、悔いのない状態で、入社させていただこうと思っております。
つきましては、誠に恐縮ではございますが、返答を○月△日までお待ちいただくことは可能でしょうか？
こちらの都合で大変恐縮ではございますが、ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
返信のポイント
内定をいただけたことに関する感謝の気持ちを述べた後、保留にしたいという意図を、明確な理由を添えて返信しましょう。メールと合わせて電話をしたほうが、より丁寧な印象を持たれます。
2-9. 内定を辞退する場合
件名：Re:選考結果について（■■あなたの名前■■）
株式会社○○ 人事部 △△様
いつもお世話になっております。■■あなたの名前■■と申します。
内定のご連絡をいただき、大変嬉しく思っております。誠に恐縮ではございますが、入社を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
理由は、貴社以外の企業から内定をいただいたためです。貴社には大きな魅力と可能性を感じており、非常に迷ったのですが、
慎重に検討した結果、他社に入社することを決断いたしました。こちらの都合で大変恐縮ではございますが、ご理解のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
貴社のさらなるご発展を、心よりお祈り申し上げます。
返信のポイント
辞退しなければならない場合は、内定をいただけたことに関する感謝の気持ちとともに、迷いがあり、決して安易な気持ちで面接を受けたわけではないことを伝えられる内容にしましょう。
3. まとめ
ちょっとした工夫と気遣いで、人事の心象や自身の評価につなげることができるのが、返信メールの良いところです。
今回のテンプレを使って、転職活動を有利に進めてください。
現役の転職コンサルタント集団。大手人材会社に在籍しているメンバーが多いため、執筆内容に制約がかからないように『匿名性』とし、裏事情やノウハウを包み隠さずにご紹介しています。
