履歴書は手書きかPCか?正しい判断基準と書き方のコツ

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履歴書 手書き

転職活動の履歴書を作成していて「手書きで書くべきなのか」それとも「パソコン作成でも問題ないのか」悩んでいませんか?

「手書きの方が好印象を与えられる気がするけど字に自信がない」「あまり時間がないからパソコン作成にしたいがマイナス評価にならないのか」「パソコン作成しないとパソコンスキルが低いと思われる?」など、どちらで書くことがマイナス評価にならないかと悩む人はとても多いのです。

最近は基本的に「どちらでも問題ない」と言われていますが、応募先企業や職種によっては、作成方法によって若干有利に働くケースがあることも事実です。

今回は、転職エージェントとして多くの履歴書を添削してきた経験から、判断するポイントとどちらの場合でも“マイナス評価にならない履歴書の書き方”について、以下の流れでご紹介していきます。

  1. 「手書き」か「パソコン作成」か判断するポイント
  2. 「手書き作成」の場合のポイント
  3. 「パソコン作成」の場合のポイント

これを読めばあなたの履歴書作成はスムーズに進めることができ、失敗のない履歴書に仕上がるでしょう。

1. 履歴書は「手書き」か「パソコン作成」か判断するポイント

「手書き」が良いか「パソコン作成」が良いかと悩んだら、以下でどれに当てはまるか見てみましょう。

 手書きが良いケース  パソコン作成が良いケース
  1. 応募先が歴史のある日系企業/公庁関係
  2. 面接官/役職者の年齢層が高い
  3. 事務/秘書など業務に“手書き”がある職種
  1. 応募先が先進的なベンチャー/外資系企業など
  2. 提出方法がWEBやメール

1-1. 手書きが良いとされるケースの理由

(1)応募先が歴史のある日系企業/公庁関係

歴史のある日系企業や官公庁関係は、誠意や丁寧さを重んじている場合が多く、「手書き=誠意」という印象に受ける風潮があるため、手書きの方が好印象になる場合があります。

(2)面接官/役員の年齢層が高い

年齢の高い方の場合、「履歴書は手書きで書くもの」という認識がまだ強く残っている方もいるようです。
そのため手書きの履歴書の方が好印象になります。

(3)事務/秘書など業務に“手書き”がある職種

日常業務の中で手書きでの書類記入、宛名書きなどがある事務や秘書などの職種の場合は丁寧に書かれた手書きの履歴書が好印象になる場合があります。

1-2. パソコン作成が良いとされるケースの理由

(1)応募先が先進的なベンチャー/外資系企業など

システムでの管理が当たり前の先進的なベンチャー企業や外資系企業の場合、手書きで書くと「非効率な人」という印象を与えてしまう場合があり、パソコン作成の方が好印象になります。

(2)提出方法がWEBやメールの場合

WEB上やメールで履歴書の提出を求められた場合は、パソコン作成で作成したものを提出しましょう。

1-3. 迷ったら「手書き」にすることがベター

上記条件を見ても「この場合はどうしたら良いんだろう・・・」と悩んだら、手書きで書きましょう。

ライフネット生命の調査によると約7割は手書きとパソコン作成の両者に全く差はないと回答していますが、3割は手書きで作成した方が有利と回答しているためです。

一昔と比べると現在はパソコン作成でも問題ないという企業が多くなっているようですが、迷ったら手書きで書くと失敗がなくなるでしょう。

2. 手書き作成の場合のポイント

ここまで、手書きとパソコン作成の判断基準についてお話をしてきましたが、実際に手書きで履歴書を作成する際の注意点をご紹介していきましょう。

2-1. 黒のボールペンで記入する

正式文書なので黒のボールペンで記入するようにしましょう。使用するペンははっきりと字の書ける万年筆やゲルインクのボールペンがオススメです。ペン先に詰まりなどがある場合があるので、記入前には必ず試し書きをしてから書きましょう。

2-2. 消せるボールペンは使わない

フリクションボールペンと呼ばれる消せるタイプのボールペンは使わないようにしましょう。フリクションボールペンは摩擦熱によって色が透明になるインクのため、高温状態やこすれた摩擦熱で消えてしまう危険性があるためです。また、フリクションボールペンは見て分かってしまうため、人事担当者からの印象が悪くなってしまう可能性があります。

2-3. 修正液/修正テープは使わない

履歴書は正式文書のため間違えたら「書き直し」が原則です。間違えた箇所に二重線を引いて訂正印を押印して修正も避けた方が無難です。

もしものために予備の履歴書を用意しておきましょう。どうしても心配な場合は、鉛筆で跡が残らない程度の筆圧で下書きをし、ボールペンで清書をして完全に乾いてから消しゴムで消すとキレイに仕上がります。手書きは時間がかかるため、時間に余裕を持って書くように心がけましょう。

3. 履歴書「パソコン作成」の場合のポイント

ここからはパソコンで履歴書を作成する場合のポイントをご紹介していきましょう。

3-1. 自分に合ったダウンロードフォーマットを使おう

パソコンで作成する場合はダウンロードフォーマットを利用して作成するようにしましょう。

シンプルで書きやすいフォーマット

必要最低限の項目に絞られているため、マイナス評価を避けることが出来ます。

職務経歴書と同時に提出する場合や、履歴書持参で面接の場でアピールを重視したい場合などにオススメです。

JIS規格フォーマット

「志望の動機、特技、好きな学科、アピールポイントなど」という自由記載項目があります。

履歴書のみの提出など、履歴書内でアピールをしたい場合にオススメです。

3-2. 見やすく作成するポイント

文字サイズとフォントを履歴書内で揃える

履歴書は「見やすさ」が大切なので、パソコンで作成する際は文字フォントを統一し、文字サイズを揃えましょう

ダウンロードフォーマットでは既に文字サイズやフォントが設定されている場合が多いですが、きちんと自分で確認をして、バランスを整えるようにしましょう。

■文字サイズとフォント

•文字サイズ(通常文):10.5pt もしくは 11pt
•文字サイズ(氏名やアピールポイントなど、目立たせたい部分):14p~18pt程度
•フォント:明朝体

履歴書は応募企業ごとに作成し保管しましょう

履歴書を作成したら、応募先企業ごとに名前をつけ、フォルダを分けて保存しておきましょう。

面接の際、履歴書に書かれた内容を踏まえて質問をされることがあるので、「書いた内容を忘れてしまった」ということがないように、企業ごとに保管することをオススメします。

3-3. 印刷するときの注意点

サイズの選択と印刷方法

履歴書のサイズはA4(A3二つ折り)もしくはB5(B4二つ折り)が一般的で、印刷時はA3、またはB4にするようにしましょう。A3サイズは家のプリンタでは印刷ができないことが多いので、A4プリンタでA3を印刷出来る用紙の利用やコンビニで印刷をするようにしましょう。

どうしても家でA4サイズ2枚で印刷をする場合は、履歴書にページ番号をふり、印刷の質が見劣りしないよう、普通紙よりもしっかりとした上質紙利用しましょう。

写真は印刷後に貼付

履歴書をパソコンで作成する際も、写真は郵送や持参など紙での提出の場合データ添付はNGです。履歴書を印刷をしてから貼付しましょう。

 3-4. メールで履歴書を送付する際の注意点

メールやWEB上で履歴書を送付する際は気を付けるべきポイントがあります。マイナス評価にならないよう、きちんとおさえましょう。

データ送付時のマナー

履歴書への写真添付

メールやWEBで履歴書を提出する場合は、履歴書に写真ファイルを貼付して送ります。

写真はなるべく高画質できちんと撮影されたものが良いので、写真スタジオで撮影をしてもらった写真データを利用しましょう。

どうしてもスタジオで撮影する時間がない方の最終手段として、アプリなどで撮影できるものもあるので、証明写真の詳細は失敗しない履歴書『証明写真』の極意をご参考ください。

作成したファイルの送信時の注意点

エクセルで作成したファイルは古いパソコンでも開くことのできる「.xls」で保存しましょう。

提出後の改変を防ぐためにPDF化をする方もいますが、ダウンロードに時間がかかってしまったり、エージェントへの提出の場合修正の手間がかかるため、エクセルのまま送信をする方が無難です。

また、ファイルには必ずパスワードをかけるようにしましょう。

参考:Excel ファイルを暗号化してパスワードを設定する

4. まとめ

いかがでしたでしょうか?

繰り返しになりますが、履歴書は手書きとパソコン作成とでそれぞれやや有利になる場合があるものの、大切なことは「見やすさ」です。

今回お伝えしたポイントをおさえて、読みにくい履歴書でマイナス評価にならないよう、どちらの場合でも丁寧な履歴書作成を心がけましょう。

また、上記以外についても職務経歴書や履歴書でお困りの方は、転職エージェントに聞くのが手っ取り早くおすすめです。その際は無料で上手く転職エージェントを利用しながら簡単に職務経歴書を作成する方法をまとめた『職務経歴書の添削に強いおすすめ転職エージェントと活用法』をご参考ください。

※転職エージェントを利用する際の注意点

転職エージェントは完全無料で使えますが、あなたが内定・転職すると企業側から多額の報酬(提示年収の30%前後)を受け取っていますので、言葉巧みに転職へ誘導してきます。

彼らの営業トークにのせられて焦って転職先を決めてしまうことだけは避けてください。

リクルートエージェント』のような大手エージェントは本気で転職を検討していればおすすめですが、担当のノルマも厳しいため注意しないと営業トークにのせられます。

転職検討段階やまだまだ悩んでいるという方は、商売っ気が少なく親身に相談にのってくれる『DODA』や『パソナキャリア』のような中堅エージェントがおすすめです。

転職活動中はとなりの芝は青く見えるものですから、注意しながら次の可能性を探して下さい。

あなたの転職活動が最高のものになるよう、陰ながらお祈りしています。

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